Зберігання особових справ
Як правильно зберігати і скільки зберігаються особові справи
Ведення особової справи – це важливий обов’язок у роботі кадрового співробітника. Адже саме в особовій справі зберігається вся трудова й приватна інформація працівника.
Враховуючи, що інформація про співробітника не для розголошення широкому загалу, підприємство повинно забезпечити захист персональних даних. Тому зауважте, що відповідно до законодавчих актів, а також загальних правил діловодства, задля захисту цього виду інформації організація має зберігати особові справи працівників у кадровій службі окремо від інших справ. Окрім того, відповідальність за збереження приватних даних співробітників покладена не на рядового кадровика, а безпосередньо на керівника кадрового відділу.
Особова справа: що це і для кого
Зберігання особових справ
Поміж особливостей зберігання звертаємо вашу увагу на такі моменти:
- для правильного зберігання особових справ працівників їх потрібно тримати вертикально у спеціальних сейфах або металевих шафах, які обов’язково повинні замикатися;
- розташування особових справ згідно з алфавітом та підрозділами;
- для кращого зберігання всіх особистих паперів працівника використовуйте теки з картону, які мають клапани чи зав’язки, а різного виду швидкозшивачі;
- для полегшення пошуку серед особових справ варто розташовувати теки з документами корінцями назовні;
- щоб узагальнити інформацію про всі особові справи, їх варто тримати в спеціальному журналі.
Наголосимо, що якомога менше людей повинні мати доступ до особових справ співробітників підприємства. Забезпечте сурові обмеження. І лише серед працівників кадрової служби визначається, кому буде надано доступ до особових справ.
Термін зберігання особових справ
Безпосередньо у кадровому відділі перебувають особові справи діючих працівників, а також приватні документи тих співробітників, які залишили організацію протягом двох років. Коли ж цей термін добіг до кінця, кадрова служба створює зведену справу у твердій обкладинці. Після цього кроку особова справа готова відправитися на зберігання в архів підприємства. Зазвичай, радять експерти, це варто робити на початку діловодного року.
Нагадаємо, що здебільшого діловодний рік відповідає календарному року. Проте, наприклад, у закладах освіти це може бути період навчального року.
Компенсуємо невикористану відпустку. Розрахунок 2021
Якщо торкатися питання «Скільки років зберігається особова справа працівника», то відповідь на це така: після його звільнення особова справа перебуває в архіві підприємства ще упродовж 75 років. Однак частину документів з особової справи вилучаємо через три роки після звільнення: це анкети, копії дипломів, заяви.
Значну полегшить роботу кадрової служби на вашому підприємстві автоматизація роботи співробітників відділу кадрів. Для швидкого і оперативного створення наказів та ефективного обліку персоналу підприємства скористайтеся нашою програмою кадрового обліку «Чиж-Кадри». У функціоналі «Чиж-Кадри» є, наприклад, функція архіву, де зберігається вся інформація про звільнених співробітників. Тож вся інформація у вас під рукою навіть за десять років. Ознайомитися з усіма можливостями програми «Чиж-Кадри» можна за посиланням.