Склад особової справи: правила оформлення
За особову справу беремося тоді, коли питання щодо найму працівника на підприємство остаточно закрите наказом про це. Процес укладання особової справи має бути послідовним. На законодавчому рівні визначено, які папери повинні увійти до особової справи працівника. Також врахуйте, що документи мають бути викладені так, як їх було подано до відділу кадрів.
Особова справа: що це і для кого
З чого складається особова справа
До складу особової справи входять:
– опис наданих документів,
– оригінал заяви про найма на роботу або екземпляр договору роботодавця,
– копії двох наказів: коли прийняли працівника або коли перевели на іншу посаду чи звільнили.
Законодавчими документами передбачено, що повинно бути включено до особової справи працівника. Серед таких паперів буде автобіографія та копія свідоцтв про освіту. Особовий листок з обліку кадрів – це форма, на підставі якої вносяться дані про подій на підприємстві, які відбуваються з робітником, або сталися з ним до прийняття на підприємство. Особовий листок і доповнення до особового листка також повинні бути відображені в особовій справі.
Доречно додати до особової справи інформацію про попередній стаж роботи.
Що не входить до особової справи
Не місце в особовій справі, наприклад, наказам чи різним розпорядженням тощо.
Про ці відомості можна прочитати у додатку до особового листка з обліку кадрів.
Законодавчо затверджену маємо лише форму внутрішнього опису особової справи. А ось самотужки підприємство розробляє під себе, як заповнювати особистий листок і його доповнення.
Особовий листок з обліку кадрів
Хто заповнює особовий листок з обліку кадрів, поцікавитеся ви. Безпосередньо працівник заповнює його, відповімо ми. Адже особовий листок з обліку кадрів – це інформація про особу, попередні місця роботи, паспортні дані тощо.
Особовий листок працівник заповнює власною рукою. Враховуючи, що особовий листок має бути в єдиному екземплярі, у ньому не припустимі помарки, виправлення та жодних скорочень.
Зазвичай, на особовий лист додають фото особи, яка заповнювала його. Жодних змін чи доповнень, після того, як особовий лист було створено, більше не вносять.
Всі зміни фіксуємо у доповненні до цього листка, який вже формується рукою кадровика.
Після формування особової справи, реєструємо її у Журналі обліку особових справ.
Кадровий облік і кадрове діловодство складаються з великої кількості тонкощів. Підняти кадрове діловодство з нуля не завжди є час і можливості. Тож вирішення цього стане автоматизація кадрового обліку на підприємстві. Скористайтеся нашою програмою кадрового обліку «Чиж-Кадри», з можливостями якої можна ознайомитися на головній сторінці сайту.