Поняття кадрового діловодства

Організація кадрового діловодства вкрай важлива на підприємстві.

Перед кожним українським підприємством постає проблема правильної організації документів стосовно трудових відносин роботодавця з найманим працівником. Вирішує її кадрове діловодство, яке відстежує дотримання правил, за якими повинен прийматися на роботу працівник та згідно з якими ведеться кадрова документація. У свою чергу, в кадровій документації відображається, наприклад, яким чином використовується наймана праця на підприємстві, за яким принципом обліковується робочий час, згідно з якими документами приймаються, або звільняються, чи йдуть у відпустку працівники. Більше частина кадрових документів має чітку форму заповнення.

Функції кадрової служби на підприємстві

Варто пам’ятати, що недоліки в роботі кадрового діловодства призводять до значущих штрафів за порушення трудового законодавства. Тому коректне оформлення кадрових документів вкрай важливе.

Кадрове діловодство та його завдання

Щоб розуміти, навіщо на підприємстві відділ кадрового діловодства, треба знати, які завдання для роботодавця вирішує кадрове діловодство. Серед основних напрямків є:

• документальне оформлення трудових відносин відповідно до чинного законодавства;
• розробка та запровадження ефективної системи управління персоналом;
• регламентація взаємин працівника і роботодавця, чітке визначення прав і обов’язків обох сторін;
• надання документації в разі трудових спорів у суді.

З чого складається кадрове діловодство

Первинне кадрове діловодство в Україні здійснюється в різноманітних напрямках, як-то:

• оформлюються накази про прийняття на роботу, або звільнення працівника, чи його переведення на іншу посаду тощо;
• розробляються посадові інструкції;
• ведуться трудові книжки та журнал їхнього обліку;
• оформлюються трудові договори;
• створюються особові картки працівника;
• розробляються правила внутрішнього трудового розпорядку;
• заповнюється табель обліку робочого часу персоналу;
• формується штатний розклад згідно з Класифікатором професій;
• готуються звіти в держоргани.

Нормативна база кадрового діловодства України

Варто знати, що перевірка ведення кадрового діловодства відбувається згідно з нормами чинного національного трудового законодавства, а саме з:

1. Кодексом законів про працю України
2. ЗУ про оплату праці та про відпустки
3. Класифікатором професій
4. Наказом про порядок ведення трудових книжок працівників
5. Наказом від Мінсоцполітики щодо професій працівників, які є загальними для економічної діяльності.

Електронна трудова книжка. Відповіді на поширені запитання

Також пам’ятаймо, що в 2021 році розпочався перехід на електронний обіг трудової діяльності, який триватиме наступні п’ять років. Це означає, що паралельно використовуватимуться електронні та паперові варіанти трудових книжок.

Враховуючи все вище написане, автоматизація кадрового обліку на підприємстві значно полегшить життя не лише кадровому відділу, але й керівництву підприємства. Ми пропонуємо кадрове діловодство для початківців, адже легкий та інтуїтивний інтерфейс програми кадрового обліку «Чиж-Кадри» буде зрозумілим навіть кадровику-початківцю. Детальніше ознайомитися з нашою пропозицією можна тут.