Електронна трудова книжка. Відповіді на поширені запитання
У березня 2021 року опублікували Закон України, який стосується електронних трудових книжок. Нагадаємо, документ прийнято Верховною Радою України в лютому, а діятиме він розпочне за три місяці – від 10 червня цього року.
Що змінюється після прийняття Закону?
Починаючи від зазначеної дати, роботодавці мають внести інформацію з паперових трудових книжок своїх працівників до Реєстру застрахованих осіб. Поки триватиме перехідний період, дозволено користуватися обома формами: і паперовою трудовою книжкою, і її електронною версією.
Що спричинило таке нововведення?
Перш за все, через процес діджиталізації в країні. Переваги електронних трудових книжок очікуються такі:
- автоматично призначувати пенсії;
- зменшаться витрати на паперовий документообіг;
- спроститься доступ до інформації, необхідної для виплат загальнообов’язковим держсоцстрахуванням (напр., при тимчасовій втраті працездатності).
Яка інформація відображатиметься в електронній версії і чим відрізнятиметься від паперової?
Варто пам’ятати, що електронна версія трудової книжки є цифровим аналогом паперової трудової книжки, тому в електронній формі відображатиметься уся інформація про тривалість трудової діяльності (стаж), відповідно до відомостей в паперової формі. Також важливим моментом є те, що у разі втрати паперової трудової не виникне проблем, щоб відновити втрачену інформацію. Звісно, якщо вона попередньо була внесена в електронну форму.
Як оформлюється електронна трудова книжка: хто і де робить?
Звісно, все оформлення відбувається через Інтернет. Хто може це зробити? Як застрахована особа, так і роботодавець. Де можна це зробити? На вебпорталі електронних послуг ПФУ (Пенсійний Фонд України). Для цього потрібно завантажити відскановані копії необхідних документів (які передбачені для цього законодавством). На копії обов’язково накладається кваліфікований електронний підпис страхувальника або застрахованої особи. Коли інформація про трудову діяльність була внесена в електронний реєстр, роботодавець мусить повернути паперову трудову книжку працівникові.
Які особливості п’ятирічного перехідного періоду?
За цей період ПФУ повинен включити до Держреєстру соцстраху відсутні відомості про трудову діяльність працівників, базуючись на інформації, наданої роботодавцем чи працівником у зазначені терміни та у відповідному порядку.
Примітно, що якщо працівник захоче продовжувати ведення паперової трудової книжки, то роботодавець муситиме (але тільки на вимогу працівника!) паралельно вести і електронну версію, і паперову.
Яким чином електронна трудова книжка впливатиме на процедуру виходу на пенсію?
За допомогою електронної версії уповноважені органи зможуть призначати пенсію автоматично. Однак особа зберігатиме право покращити запропонований розрахунковий розмір, для цього вона може:
- надати відомості про заробітну плату до початку запровадження персоніфікованого обліку (а це до 2000 року);
- відкласти вихід на пенсію, щоб одержувати збільшення пенсії за кожний наступний місяць роботи після досягнення нею пенсійного віку;
- використати право на призначення пенсії.
Як відшукати і подивитися власну електронну трудову книжку?
Все доступно на відповідному сайті ПФУ: портал електронних послуг відображає всю наявну інформацію, включно з трудовим або страховим стажем. Вирішити будь-які питання можна кількома способами: або подати письмове звернення, або звернутися в найближчий сервісний центр, або зателефонувати на номер «гарячої» телефонної лінії головного управління ПФУ у вашому регіоні. Також є можливість користуватися мобільним додатком ПФУ, який наразі доступний на платформі Android.
Чи зможуть шахраї отримати доступ до даних електронної трудової?
Вся надана інформація в Реєстр застрахованих осіб отримує кіберзахист, який не дозволить шахраям отримати доступ до електронної версії трудової книжки.
Сподіваємося, що ця інформація була корисною для вас. Для полегшення кадрового обігу на підприємстві пропонуємо скористатися нашою програмою «Чиж-Кадри».