Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, как один из кадровых документов

В соответствии со ст. 48 КЗоТ Украины и п. п. 1.1, 2.20 и 2.20-1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек кадров, трудовые книжки ведутся на всех работников.

Происходит это с учетом того, что кадры работают по трудовым договорам на предприятиях, в том числе в иностранных представительствах. Или у физических лиц, фермерских хозяйств, у иностранных корреспондентов и сотрудников международных организаций на территории Украины.

Трудовые книжки хранятся на предприятиях как кадровые документы строгой отчетности, с учетом того, что выдаются работникам лишь при увольнении под расписку.

Трудовые книжки лиц, работающих по трудовым договорам в иностранных представительствах, хранятся: в г. Киеве – в Генеральной дирекции Киевской государственной администрации по обслуживанию иностранных представительств, в Республике Крым и областях – в департаментах внешних связей областных государственных администраций, в г. Севастополе – в городской государственной администрации.

Трудовые книжки кадров, как один из видов кадровой документации, работающих на условиях трудового договора, хранятся непосредственно у работников.

Целесообразно трудовые книжки кадров хранить и держать в сейфах по алфавиту, на больших предприятиях – по структурным подразделениям и по алфавиту.

Трудовые книжки, которые не были полученные кадрами при увольнении, хранятся в кадровой службе на протяжении двух лет отдельно от трудовых книжек кадров, которые работают.

Потом передаются в архив предприятия, с учетом того, что они хранятся там на протяжении 50 лет, а по окончании указанного срока уничтожаются.

При смене должностных лиц, отвечающих за ведение трудовых книжек, передача чистых бланков трудовых книжек, вкладышей, а также заполненных трудовых книжек оформляется актом.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как кадровые документы строгой отчетности, и выдаются по заявке в подотчет должностному лицу, отвечающему за выдачу трудовых книжек.

Учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним ведется бухгалтерией в книге учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется кадровой службой или специально уполномоченным должностным лицом, в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна быть пронумерована, прошнурована и скрепленная подписью руководителя предприятия и печатью, с учетом того, что каждый месяц ответственное лицо подает бухгалтерии отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

На испорченные во время заполнения бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт по форме.