Ведение кадрового делопроизводства в Украине

Ведение кадрового делопроизводства в Украине представляет собой трудоемкий и длительный процесс, с учетом того, что  необходимо постоянно учитывать нюансы Кодекса законов о труде Украины, трудового законодательства и нормативных актов, связанных с кадровым учетом.

А также постоянно отслеживать законодательные изменения. Помимо этого, большинство кадровых документов оформляется на основании типовых форм, каждая из которых имеет утверждённые правила оформления.

В украинской компании ведение кадровых документов включает:

1. Мониторинг ключевых рисков, связанных с финансовыми санкциями и уголовной ответственностью за невыполнение трудового законодательства:

соблюдение норматива рабочих мест для инвалидов;

своевременность и правильность оформления увольнений;

своевременность выплаты и правильность расчета заработной платы;

полноту, объём и сроки подачи обязательной отчетности по кадрам;

соблюдение соглашений о труде, норм трудового законодательства;

соблюдение нормативов по охране труда.

2. Подготовку первичных кадровых документов:

приказов по кадрам;

штатного расписания;

табеля учета рабочего времени кадров.

3. Оформление кадровых документов:

оформление больничных листов;

оформление справок с места работы;

подготовка документации для оформления увольнения кадров в соответствии с законодательством Украины.

4. Ведение кадрового учета:

ведение личных карточек кадров и личных дел;

ведение трудовых книжек и книги учета движения трудовых книжек;

ведение журналов учета приказов по личному составу;

ведение учета остатков отпусков кадров.

5. Подготовку и подачу обязательной отчетности по кадрам в государственные органы Украины:

отчет 1-ПВ (ежемесячный отчет);

отчет 1-ПВ (ежеквартальный отчет);

отчет 1-ПВ (ежегодный отчет);

отчет 3-ПВ (полугодовой отчет);

отчет 3-ПВ «условия труда» (ежегодный отчет);

отчет 6-ПВ (ежегодный отчет);

отчет 3-ПН (отчет по вакансиям);

отчет 4-ПН  (при увольнении кадров);

отчет 4-ПН  (при увольнении кадров);

отчет 5-ПН (отчет по уволенным кадрам);

отчет о занятости и трудоустройстве инвалидов 10-ПИ (ежегодный отчет).

В соответствии с законодательством Украины, ведение кадрового делопроизводства является непосредственной обязанностью любого работодателя, вне зависимости от формы собственности, количества кадров и финансового оборота.