Корреспонденция в исходящих документах кадрового учета
Исходящая кадровая корреспонденция, отправляемая по почте, классифицируется на простую и заказную.
Исходящие кадровые документы могут быть отправлены по почте, курьером, по факсу или электронной почтой.
Заказными бандеролями направляются исходящие дела и материалы, а исковые материалы и исполнительные кадровые документы заказными письмами либо направляются курьерами.
Судебные повестки и копии процессуальных актов направляются судом в заказных письмах, с уведомлением о вручении.
Учитывая большой объем исходящей кадровой корреспонденции в судах общей юрисдикции, с целью установления принадлежности названного уведомления к конкретному делу на бланке уведомления о вручении размещается необходимая судам дополнительная информация в виде номера дела, даты и времени его рассмотрения.
Бланк уведомления в исходящей кадровой документации прикрепляется к стороне письма, на которой не указывается адрес. Указанный бланк уведомления подлежит возврату отправителю с учетом получения письма адресатом.
На лицевой стороне заказных писем и бандеролей делаются отметки «судебное», «судебная повестка с уведомлением», «определение с уведомлением», «решение с уведомлением», «постановление с уведомлением».
На корреспонденцию, отправляемую заказной почтой, составляются описи в кадровой документации в двух экземплярах. Опись составляется отдельно на письма и на бандероли. В каждой описи регистрируется не более 35 отправлений.
Один экземпляр кадрового документа описи сдается на почтовое отделение, второй – с соответствующей отметкой почтового отделения подшивается в хронологическом порядке в наряд.
При регистрации исходящих кадровых документов используется порядковая нумерация. При регистрации простой корреспонденции, по журналу, номер кадровой документации присваивается в рамках одного года – с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1.