Понятие исходящих документов в кадровом учете

Исходящими документами в кадровом учете наказываются официальные документы, отправляемые из организации.

Этапами обработки исходящих документов в кадровом учете являются:

Составление проекта документа исполнителем.

Проверка правильности оформления проекта документа.

Подписание кадрового документа руководителем.

Регистрация документа в кадровом учете.

Отправка кадрового документа адресату.

Подшивка второго экземпляра кадрового документа в дело.

Проект исходящего кадрового документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя. Исходящие кадровые документы составляются в 2х экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.

Проверка правильности исходящего кадрового документа осуществляется секретарем или работником службы делопроизводства. Подготовленный проект кадрового документа предоставляется на подпись руководителю организации.

После подписания руководителем, кадровый документ передается в отдел делопроизводства для регистрации и отправки.

Порядок работы с исходящей кадровой корреспонденцией состоит из следующих операций:

проверка наличия всех элементов почтового адреса – фамилии и инициалов получателя, улицы, номера дома, города, области, отделения связи;

проверка соответствия даты, указанной на кадровом документе, дате поступления его в отдел делопроизводства;

проверка наличия указанных в документах приложений и подписей;

на письмах с несколькими адресами проверка наличия отметок, сделанных исполнителем, напротив наименования того адресата, которому направляется данный экземпляр письма;

регистрация поступивших на отправку кадровых документов;

сортировка, адресование и вложение в конверты, взвешивания, маркирования и проставление стоимости отправления, составление описи заказных бандеролей, писем, повесток, упаковки и сдачи их в отделение связи.

Исходящие кадровые документы могут быть отправлены по почте, курьером, по факсу или электронной почтой.