Регистрационные формы для учета кадровой документации. Документация по учету рабочего времени

Регистрационные формы ведутся для учета кадровой документации. Выделяют следующие виды регистрационных форм учета:

• регистрационно-контрольные карточки кадрового учета;
• регистрационные журналы кадрового учета;
• экранные формы кадрового учета, при использовании компьютерных технологий.

Формы некоторых журналов утверждаются официальными органами.

С учетом специфики организации труда на локальном уровне могут быть созданы также:

• журнал учета совместителей в кадровой документации;
• журнал учета поощрений и взысканий в кадровой документации;
• журнал регистрации приказов об учебных отпусках в кадровой документации,
• журнал об отпусках без сохранения заработной платы;
• журнал учета больничных листов в кадровой документации.

Общие требования к кадровым документам:

регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях:

1. распорядительные,

2. плановые, отчетные,

3. учетно-статистические,

4. бухгалтерские, финансовые.

поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Основное назначение учета документов – это придание им юридической силы и дублирование информации в кадровом учете.

Дублирование информации в формах учета повышает уровень ее сохранности и облегчает поиск нужных документов.

Учет документа с проставлением регистрационного номера и даты регистрации придает ему юридическую силу, что может оказаться немаловажным в случае возникновения трудового спора с работником.

Группа документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом образуется в процессе документирования учета рабочего времени и расчета соответствующего вознаграждения за труд в кадровом учете.

Учет использования рабочего времени в кадровом учете, необходим в следующих целях:

обеспечения контроля над трудовой дисциплиной, использования рабочего времени;

учет фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени, с учетом того, что он является основанием для расчета оплаты труда;

составление статистической отчетности по труду.

Для учета времени в кадровой документации, фактически отработанного или неотработанного каждым работником применяются:

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда – форма №Т-12,

Табель учета рабочего времени – форма №Т-13.

Если ведется раздельный учет рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, то в форме №Т-12 допускается применение раздела учета рабочего времени в качестве самостоятельного документа. Форма №Т-13 применяется только для учета рабочего времени.