Состав и порядок оформления дополнений к листку по учету кадров
Дополнение к личному листку по учету кадров – это один из документов кадрового учета, документ вторичный по отношению к личному листку по учету кадров.
Он фиксирует только изменения, произошедшие в трудовой деятельности и личной жизни работника.
В этом документе содержаться: ФИО работника и разделы, предназначенные для внесения изменений и дополнений.
В первом разделе документа кадрового учета фиксируются сведения о работе, о переводах, изменениях в названии должности, структурного подразделения, со ссылкой на дату и номер приказа по личному составу.
Во второй раздел кадрового документа, вносятся данные об изменениях в профессиональной и личной жизни работника:
изменение семейного положения,
места постоянной регистрации,
в образовании,
в повышении квалификации,
в знании иностранных языков.
Изменения и дополнения в кадровом учете, в персональные данные вносятся на основании приказов по личному составу и документов, предоставляемых работниками. Новые документы с внесенными изменениями и дополнениями помещаются в личное дело в кадровом учете, вместе с ранее подшитыми.
В практике работы кадровых служб организаций принято включать в состав личного дела копии приказов или выписки из них:
о переводах на другую работу,
об освобождении от должности,
о поощрениях,
о наложении и снятии дисциплинарных взысканий,
об изменении фамилий.
Вся эта информация в кадровом учете документов содержится в дополнениях по учету кадров.
Справки о состоянии здоровья, с места жительства, обходные листы могут не включаться в личные дела, с учетом того, что информация из них переносится в кадровое дополнение.
При необходимости они формируются в самостоятельные дела в кадровом учете, и хранятся в течение трех лет.
Все документы кадрового учета, по мере поступления подшиваются в папку. При помещении в личное дело нового кадрового документа, данные о нем первоначально вносятся в опись дела, затем листы документа нумеруются и только после этого документ подшивается.
На обложке личного дела указываются полностью:
наименование организации,
заголовок дела,
фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже,
проставляется индекс дела,
порядковый номер дела – табельный номер.
Личные дела хранятся в сейфе, как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность за их хранение возлагается на лиц, ведущих кадровую документацию.
Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены. Работник имеет право знакомиться только со своим личным делом в помещении кадровой службы.
При работе с личным делом, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.
В помещении кадровой службы хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела могут располагаться по порядку номеров или по алфавиту фамилий сотрудников.