Личное дело, как один из первичных учетных документов кадрового учета. Их состав и порядок оформления

Группа учетной документации выполняет функцию по учету кадров.

Она является накопителем персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующей обработке необходимых сведений по составу и движению кадров.

С точки зрения последовательности регистрации и накопления учетных данных о работниках в составе учетной документации можно выделить две подгруппы:

Первичные учетные документы;

Производные учетные документы.

Первичные учетные документы содержат исходную информацию и заполняются на основе персональных документов предоставляемых работниками при приеме на работу.

Первичные учетные кадровые документы включают в себя:

личное дело,

личный листок по учету кадров,

дополнение к личному листку по учету кадров.

Личное дело – это совокупность документов кадрового учета, содержащих персональные данные работника и сведения, связанные с его трудовой деятельностью. Личное дело не является обязательным в составе кадровой документации.

Личные дела ведутся в различных государственных органах, а в секторе частного бизнеса – на руководящий состав работников, специалистов, материально-ответственных лиц. Работодатель в условиях современного кадрового делопроизводства вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости заведения личных дел. При этом независимо от выбора работодателя все необходимые данные кадрового учета на каждого работника отражаются в личной карточке – унифицированная форма №Т-2.

Личное дело кадрового учета оформляется после издания приказа о приеме на работу. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процедуру приема на работу, а впоследствии – все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника у данного работодателя.

На основе анализа нормативных актов по кадровому делопроизводству, можно сделать вывод, что в состав личного дела входят следующие документы:

внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

анкета или личный листок по учету кадров;

автобиография или резюме;

копии документов об образовании;

характеристики или рекомендательные письма;

заявление о приеме на работу;

трудовой договор;

дополнение к личному листку по учету кадров;

копии приказов о приеме на работу, переводе, увольнении;

справки, относящиеся к данному работнику.

Документы кадрового учета в личных делах должны располагаться в хронологическом порядке по мере их поступления.

Внутренняя опись документов кадрового учета, имеющихся в личном деле должна содержать сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя опись документов личного дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.