Кадровая документация по целевой принадлежности, управлению персоналом и по типичным кадровым процедурам

Основной смысл кадровой документации – в придании большей прозрачности трудовому процессу.

Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», с учетом того, что при соблюдении их, сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала.

В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация».

Следует отметить, что для большинства специалистов кадровой службы и руководителей является загадочным следующий вопрос: что составляет систему кадровых документов.

Комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам.

По целевой принадлежности, выделяют две больших группы кадровых документов:

Документы по учету личного состава работников:

приказы о приеме на работу,

перевод на другую работу,

предоставление отпуска,

увольнение,

личная карточка работника.

Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда:

правила внутреннего трудового распорядка,

положение о структурном подразделении,

должностные инструкции,

структура и штатная численность,

штатное расписание.

Систематизация кадровой документации по типичным кадровым процедурам:

Кадровая документация по приему на работу:

1. Заявление о приеме на работу;

2. Контракт о назначении на должность;

3. Приказ о приеме на работу;

4. Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

Кадровая документация по переводу на другую работу:

1. Заявление о переводе на другую работу;

2. Представление о переводе на другую работу;

3. Приказ о переводе на другую работу.

Кадровая документация по увольнению с работы:

1. Заявление об увольнении;

2. Приказ об увольнении;

3. Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

Кадровая документация по оформлению отпусков:

1. График отпусков;

2. Заявление о предоставлении отпуска;

3. Приказ о предоставлении отпуска.

Кадровая документация по оформлению поощрений:

1. Представление о поощрении;

2. Приказ о поощрении;

3. Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

Кадровая документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

1. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

2. Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

3. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

4. Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.