Должностная карточка и штатно-должностная книга в системе кадрового учета

Кроме основного документа – личного дела, по которому осуществляется персональный кадровый учет работников организации, ведется должностная карточка.

Должностная карточка является учетным документом должностного характера и относится не к отдельному лицу, а к определенной номенклатурной должности, с учетом того, что именно на неё и заполняется. В должностную карточку кадрового учета вносятся необходимые сведения на всех сменяющихся по этой должности работников.

Должностная карточка заполняется на каждую должность, входящую в номенклатуру организации. Число должностных карточек в картотеке кадрового учета должно точно соответствовать числу номенклатурных должностей.

На основании должностной картотеки производится разработка данных о количестве вакантных должностей, неутвержденных работников и недостающих личных дел, а также о количестве сменившихся по каждой номенклатурной должности работников.

Должностные карточки в картотеке кадрового учета устанавливаются по должностям в порядке, обеспечивающем надлежащую оперативность в работе с картотекой, определяемой номенклатурой должностей организации.

Все изменения в номенклатуре должностей, с учетом введение новых должностей, сокращение должностей, изменение штатного расписания, должны отражаться в должностной картотеке.

При исключении должности из номенклатуры, должностная карточка с указанием даты, основания, причины исключения этой должности переставляется в архивную должностную картотеку в кадровом учете.

Штатно-должностная книга ведется по установленной форме службой кадров и является документом кадрового учета укомплектованности кадрами, в соответствии с действующим штатным расписанием.