Документ по персональному кадровому учету – алфавитная карточка
Для быстрого нахождения необходимого личного дела в кадровом учете ведется алфавитная картотека, состоящая из алфавитных карточек.
При малой численности работников, в организации допускается ведение алфавитной книги учета личных дел.
Алфавитные книги и алфавитные карточки являются документами постоянного хранения в кадровом учете.
Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных для ознакомления документов из личного дела и предотвращения их утраты используется специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое дело. Является аналогом карточки-заместителя. Отличие состоит в том, что контрольная карточка в кадровом учете оформляется только для личных дел.
В ней указывается номер личного дела, фамилия, имя, отчество работника на которого она заведена, с учетом даты выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела.
В кадровом учете контрольная карточка хранится в личном деле.
Для учета движения кадров, для учета документов, создаваемых в кадровой службе, ведутся различные журналы регистрации.
Формы этих кадровых журналов могут быть разработаны министерствами и ведомствами, работниками кадровых служб. Обложки кадровых журналов должны быть из плотной бумаги или картона, на обложку наносится наименование организации, наименование кадрового подразделения, вид журнала.
Данные о работнике, ответственном за ведение журнала приводятся на лицевой или оборотной стороне обложки журнала, или на каждой странице журнала. Они могут оформляться и на последней странице. Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений.
Кадровый журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя по персоналу либо самим руководителем организации.
Записи в кадровом журнале должны выполняться чернилами или пастой синего, черного или фиолетового цвета. Не разрешается делать исправления, подчистки, удалят записи с помощью корректирующих средств
Кадровые журналы не разрешается передавать сотрудникам других подразделений организации. В процессе ведения кадровые журналы хранятся у лица, ответственного за его ведение. По окончанию кадрового журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.