Трудовая книжка – документ персонального учета
Работодатель, принявший работника на работу, должен обеспечить надлежащий учет кадров.
Это значит, что он должен оформить дополнительно ряд документов. К таким документам в кадровом учете относятся:
- трудовая книжка,
- личная карточка,
- личное дело,
- алфавитная карточка работника.
Эти документы в кадровом учете не только оформляются в первую неделю работы, но и постоянно дополняются различными сведениями о работнике в течение всего периода его работы.
После увольнения работника трудовая книжка с соответствующими записями выдается на руки работнику, а его личная карточка и личное дело должны храниться в кадровом архиве так же долго, как и приказы по личному составу – 75 лет.
Наличие и правильность оформления этих документов всегда проверяют различные государственные органы – Пенсионный фонд, государственная инспекция труда, суд.
На основании приказа о приеме на работу в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись. Если работник поступает на работу впервые, работодатель должен завести ему трудовую книжку в течение пяти дней с начала работы.
Законом установлено, что работодатель должен иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в нее.
Правила ведения трудовых книжек в кадровом учете, предписывают работодателям организовать и обеспечить:
- хранение и учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- хранение, учет и выдачу заполненных трудовых книжек и вкладыша в нее.
Для того чтобы правильно выполнить указанные выше виды работ, необходимо иметь две учетные книги:
- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Указанные книги лучше приобрести готовыми, с учетом того, что они имеют определенную форму.
Страницы каждой из книг по учету должны быть пронумерованы и прошнурованы, на последней странице должна быть сделана заверительная запись о том, сколько страниц пронумеровано, прошнуровано, опломбировано, проставлена подпись работодателя, дата, а также оттиск печати. Опломбирование чаще всего делают в виде наклейки, под которой находится узел шнуровки, на наклейке – оттиск печати.
Если работнику трудовая книжка заводится впервые, необходимо взять у него соответствующее заявление с просьбой о выдаче ему бланка трудовой книжки в связи с тем, что он поступает на работу впервые.
После выдачи трудовой книжки, работнику сначала заполняют титульный лист, а затем уже вносят остальные записи. Титульный лист заполняется в соответствии с требованиями, изложенными в “Правилах ведения трудовых книжек” и на основании представленных работником документов – паспорта, документа об образовании.