Сроки хранения кадровых документов
Наводя порядок в кадровом учете, в кадровой документации организации, с осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу.
Сроки хранения кадровых документов определены в перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения.
Перечень кадровых документов предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения, и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов.
Ниже, приведены сроки хранения документов в кадровом учете. Эти сроки связанны с приемом, перемещением и увольнением работников.
В кадровом учете трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет.
Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним, в кадровом учете хранятся 50 лет.
Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются в кадровом учете перечнем типичных управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с учетом сроков хранения.
Все указанные документы должны обязательно сдаваться в кадровый архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия, в кадровом учете хранятся постоянно.
Временные сроки хранения применяются в кадровом учете всеми организациями без исключения.
Постоянные сроки хранения применяются государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с учетом заключенных соглашений.
Сроки хранения документов в кадровом учете:
- Личные дела – заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы:
- руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации;
- работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания.
В кадровом учете хранятся постоянно – 75 лет. Часть таких документов может иметь научно историческое значение и должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.
- Трудовые договоры, контракты, трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел.
В кадровом учете хранятся 75 лет.
- Личные карточки работников, с учетом временных работников. В кадровом учете хранятся 75 лет.
- Характеристики работников, не имеющих личных дел. В кадровом учете хранятся 75 лет.
- Документы – анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме лиц, не принятых на работу. В кадровом учете хранятся 1 год.
- Личные документы в подлиннике – трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства. В кадровом учете хранятся до востребования – не менее 50 лет.
- Документы – справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные заявления, командировочные удостоверения, не вошедшие в состав личных дел . В кадровом учете хранятся 5 лет.