Составление личной карточки при ведении кадрового учета

Основным документом по учету персонала в кадровом учете предприятия является личная карточка. Она заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу.

Личную карточку заполняют на сотрудников, принятых на работу согласно приказу, а также на основании документов, предъявляемых работником. Это:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовая книжка;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• документы воинского учета – для военнообязанных;
• документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, а также о дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.

В личной карточке работника, в разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников.

Эти сведения необходимо заносить в кадровом учете максимально корректно, с учетом того, что они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи должна стоять подпись сотрудника.

Стаж работы – общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, другие льготы, установленные в организации, рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку в кадровом учете вносят данные, которые заверяют подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняют раздел «Сведения о воинском учете» в кадровом учете, являются:

• военный билет или временное удостоверение – для граждан, пребывающих в запасе;
• удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, для граждан, подлежащих призыву на военную службу.

При ведении кадрового учета, ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника.

Для учета лиц, замещающих государственные должности, в кадровом учете применяется личная карточка государственного служащего.

Личную карточку заводят на работника в одном экземпляре. Хранится она в сейфе в отдельной картотеке. Все записи в карточке, в кадровом учете делаются на основании подлинников документов, предоставленных работником.

Последняя запись производится при увольнении работника и содержит основания и дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа.

Карточки уволенных сотрудников изымают из оперативного пользования кадровой документации, формируют в самостоятельную папку по алфавиту.