Ведение кадрового учета и личное дело
Персональные данные работника в кадровом учете – это информация о конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с оформлением с ним трудовых отношений.
Обработка организацией персональных данных работников заключается в получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании персональных данных.
Нужно ли заводить личные дела сотрудников – в ведении кадрового учета организация вправе решить самостоятельно. Их можно заводить на всех сотрудников компании либо на отдельные категории.
Оформлять личные дела в кадровом учете, необходимо в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.
В кадровом учете личное дело заводят после издания приказа о назначении на должность. Все документы в личном деле подшивают в хронологическом порядке по мере поступления. Хранят их в сейфе компании и выдают в личное пользование только определенной категории сотрудников, которые имеют доступ к кадровой информации. Изменения в личные дела вносят сотрудники отдела кадров. Если в организации нет такой должности, то изменения в кадровом учете вносит бухгалтер.
Как правило, при ведении кадрового учета, в состав личного дела входят:
- внутренняя опись документов;
- анкета, личный листок по учету кадров;
- резюме или автобиография;
- копии документов об образовании, с учетом всех квалификационных свидетельств, удостоверения личности;
- справки, подтверждающие изменения анкетных данных работника. Копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей;
- копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках;
- трудовой контракт;
- данные аттестаций;
- характеристики;
- план карьерного роста.
В кадровом учете, при ведении внутренней описи, перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в кадровом учете, в графе «Примечание».
В период работы сотрудника в компании во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела. Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, в кадровом учете к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа.