Оформление документов в программе по кадровому учету и их создание в программе «Кадровый учет»
Один из элементов создания документа в программе «Кадровый учет» – его визирование у заинтересованных лиц. К ним относятся руководители соответствующих подразделений, юрист, главный бухгалтер.
Документ, созданный в программе, может визироваться при наличии локальной сети путём рассылки по электронной почте.
Рассылка может осуществляться стандартными средствами или с помощью специальных программ.
В дальнейшем создание документа в программе «Кадровый учет», на основе конкретного шаблона определяет путь его дальнейшего движения. Согласованный с заинтересованными лицами документ выводится на печать, подписывается руководителем и является документом, имеющим юридическую силу.
Поскольку основная документация по личному составу имеет долговременный срок хранения, и важна с юридической точки зрения, то документы кадрового учета – трудовые книжки, лицевые счета обязательно хранятся в бумажной форме.
Однако при использовании компьютерных программ при ведении кадрового учета, по работе с персоналом, некоторые документы легче первоначально создавать в программе и только потом выводить на бумагу. А ввод сведений о сотрудниках в компьютерную базу данных в кадровом учете, значительно ускоряет поиск и подбор необходимой информации по личному составу.
Наличие электронного документа, созданного в программе «Кадровый учет», практически исключает обращение к бумажному подлиннику.
Поэтому, очень важно обеспечить упорядоченное хранение документов в электронной форме кадрового учета.
Встречаются случаи, когда каждый сотрудник создаёт в программе папки, в которые сохраняет файлы с произвольными именами. Когда таких файлов скапливаются сотни, сам сотрудник с трудом находит нужный документ. А если сотрудник заболел или отсутствует, найти без него нужный файл становится большой проблемой.
Если документы в программе хранятся в виде отдельных файлов, чаще всего используют упорядоченную структуру папок, созданную на основе номенклатуры дел подразделения.
Приказы, имеющие срок хранения 5 лет, такие как о предоставлении отпусков и командировках, взысканиях, рекомендуется помещать отдельно от приказов о приёме, переводе, увольнении, имеющих срок хранения 75 лет. Структура папок в программе «Кадровый учет», должна соответствовать номенклатуре дел подразделения.
Если в подразделении имеются электронные папки , которым нет аналога в традиционном делопроизводстве, то есть существующие только в электронном виде в программе, то к индексу такого дела в номенклатуре добавляется буква э.