Ведение кадровых баз данных в программе «Кадровый учет»

Спецификой кадровой документации при ведении кадрового учета является то, что значительная её часть должна иметь наряду с электронным экземпляром в программе, экземпляр, выполненный на бумаге и имеющий собственноручные подписи.

Однако создание и хранение приказов в компьютерной форме – это ещё не автоматизация кадровой деятельности в системе кадрового учета.

Под автоматизацией кадрового учета следует понимать создание и ведение баз данных по личному составу. Это может быть простейшая электронная картотека с жёстко определенными разработчиком полями карточек. Она не всегда совпадает с требованиями государственных нормативов и потребностями конкретной организации, и работает на одном локальном компьютере.

Документы, фиксирующие трудовую деятельность в кадровом учете, требуют постоянного отражения продвижения работника по службе, корректировки, что значительно легче делается в автоматизированной системе, построенной на основе баз данных.

Автоматизированная система кадрового учета обеспечивает однократный ввод сведений, соответствующих личному листку по учёту кадров, которые многократно используются впоследствии в разных документах. Программа «Кадровый учет» обеспечивает неограниченные возможности для расширения объёма сведений о сотрудниках, в соответствии с потребностями конкретной организации.

Программа «Кадровый учет», предназначенная для кадровой службы, предусматривает как ввод сведений о работнике в соответствии с типовыми межведомственными формами.

Отпуск, командировка, переход на другую должность, поощрение, изменение семейного положения или места жительства – все эти сведения должны незамедлительно вноситься в программу «Кадровый учет».

Компьютерная программа упростит составление графика отпусков и подскажет, кто уже несколько лет не использует отпуск до конца, напомнит, у кого из сотрудников приближается юбилей.

Программа комплексной автоматизации работы по кадровому учету позволяют осуществлять совместное использование баз данных по личному составу, созданных кадровой службой, различными подразделениями и подпрограммами.

Программа «Кадровый учет» включает регистрационную карточку, основное содержание которой соответствует личному листку по учёту кадров.

Сведения о сотрудниках организации – личные карточки, автобиографии, рекомендации, тесты, отзывы, содержатся в базе данных программы «Кадровый учет».

Тут также  находятся сведения о штатном расписании, иерархии подразделений, вакансиях.

С помощью «Кадрового учета» ведётся оперативный учет рабочего времени, командировок, отпусков.

Программа «Кадровый учет»  позволяет наглядно представить структуру организации, легко отражать происходящее в ней изменения, полностью прослеживать движение сотрудников по должностной лестнице в организации, начиная с приема их на работу и заканчивая увольнением.

Пользователи «Кадрового учета» могут легко получать интересующую их информацию из кадровой базы данных:

• структуру предприятия;
• списки личного состава, систематизированные по фамилии, отделу, номеру учетной карточки, стажу работы, возрасту, дню рождения;
• сроки отпусков и планирование отпусков;
• списки уволенных из организации лиц.