Создание документов учета в программе «Кадровый учет»
Применение информационных технологий для ведения кадрового учета значительно облегчает работу по оформлению движения кадров.
Достигается это, прежде всего, введением электронных программ по кадровому учету.
Компьютеризация работы кадровых служб в настоящее время должна опираться на программы по ведению кадрового учета.
В формах по учёту личного состава, в программе по учету кадров, отражается движение кадров: приём на работу, перевод на другую должность, отпуск и увольнение, командирование, поощрение.
Применение информационных программ по кадровому учету значительно облегчает работу по оформлению форм.
Процесс создания трафаретных текстов в кадровом учете был разработан на стадии традиционного делопроизводства. Под трафаретом в кадровом учете понимается заранее изготовленный текст, с унифицированной постоянной информацией, и пропусками для заполнения переменной информацией, которая отражает конкретную ситуацию, фиксируемую данным документом.
Разработка трафарета в кадровом учете, включает:
- выявление типовой управленческой задачи;
- информации, необходимой и создаваемой в процессе её решения;
- составление проекта текста, отражающего данную ситуацию, его согласование.
Программа «Кадровый учет» даёт возможность создания документа на основе значительного количества готовых шаблонов, с уже заданными параметрами оформления.
В программе «Кадровый учет» можно создавать бланки приказов в кадровом учёте учреждений, создавать шаблоны.
В более сложных шаблонах элементы, имеющие фиксированный список значений. Например, название должности, наименование структурного подразделения – выполняются в виде раскрывающихся списков.
Аналогично можно создать шаблон для трудового договора в кадровом учете, заключаемого работодателем и работником. Причем в зависимости от различных категорий работников может существовать несколько типовых форм договоров – с руководящими работниками, служащими среднего звена, с техническим персоналом.
При создании шаблона или индивидуального документа, в кадровом учете, следует обращать внимание на используемые в нём шрифты.
В программе «Кадровый учет» установлено большое количество шрифтов, а шрифтовые библиотеки могут содержать десятки тысяч всевозможных шрифтов и начертаний.