Отдел кадров и кадровые документы

Информация Comments (0)

Кадровые документы, оформляемые кадровой службой любого предприятия, имеющие непосредственное отношение к кадровому делопроизводству, делятся на:

  • распорядительные документы по личному составу (по персоналу или кадрам)

  • учетные документы по кадрам (персоналу),

Распорядительные документы по личному составу — это приказы (распоряжения) руководителя предприятия:

  • прием, перевод и увольнение сотрудников

  • предоставление отпусков

  • поощрения и взыскания

  • внесение изменений в трудовую книжку сотрудника (изменение записей, изменение фамилии и т.д.)

Приказом Министерства статистики Украины от 09.10.95 «об утверждении типовых форм первичного учета» утверждены следующие типовые формы приказов:

  • № П-1 — Приказ о приеме на работу

  • № П-5 — Приказ о переводе на другую работу

  • № П-6 — Приказ о предоставлении отпуска

  • № П-8 — Приказ о прекращении трудового договора

Приказ о приеме на работу (№ П-1) в кадровом учете, применяется для учета принятых на работу сотрудников и оформляется в отделе кадров на всех сотрудников. Завизированный начальником кадрового отдела или лицом, ответственным за принятие на работу, проект приказа в некоторых случаях служит пропуском в отдел (цех) для ознакомления с условиями работы. Согласие сотрудника с условиями труда, отметки о прохождении техники безопасности, противопожарному минимуму и любые другие отметки при необходимости проставляются на обратной стороне приказа. Подписанный руководителем (директором) организации приказ попадает в отдел кадров, на основании чего сотрудник кадровик заводит личную карточку и вносит необходимые записи в трудовую книжку, а бухгалтер открывает лицевой счет.

Приказ о переводе (№ П-5) применяется при оформлении перевода сотрудника из одного отдела (цеха, участка) в другой и оформляется сотрудником кадрового отдела в двух экземплярах, один из передается в бухгалтерию, а второй хранится в отделе кадров. Приказ визирует начальник отдела (цеха, участка) предыдущего и нового места работы и подписывает руководитель организации (предприятия), после чего отдел кадров ставит соответствующие отметки в личной карточке сотрудника, трудовой и других документах. На обратную сторону приказа заносятся отметки о не сданных материалах и других ценностях, которые числились за сотрудником по месту работы.

Приказ о предоставлении отпуска (№ П-6) применяется при оформлении ежегодного и других видов отпусков, которые предоставляются сотруднику в соответствии с действующим законодательством Украины, графиком отпусков, контрактом, коллективным договором. Данный приказ подписывается начальником отдела (цеха, участка) и руководителем предприятия, оформляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй остается в отделе кадров. На основании приказа о предоставлении отпуска сотрудник кадрового отдела делает отметки в личной карточке сотрудника, а бухгалтерия производит расчет отпускных. При предоставлении неоплачиваемого отпуска рядом с указанием количества дней делается соответствующая отметка.

Приказ о прекращении трудового договора (№ П-8) применяется при увольнении сотрудника и оформляется работником отдела кадров в двух экземплярах и подписывается начальником отдела (цеха, участка) и руководителем организации, первый экземпляр остается в отделе кадров, второй передается бухгалтеру предприятия. На основании этого приказа бухгалтерия осуществляет с работником.

Применение вышеуказанных форм не обязательно, однако желательно и удобно.

В настоящее время на предприятии приказы оформляются на отдельных листах (А-4), подшиваются в папки или в рукописном виде — в специальные книги приказов по кадрам, оформленные по форме, пронумерованные, под писаные руководителем и заверенные печатью.

Приказы по кадрам могут быть как индивидуальными (в отношении одного работника), так и групповые.

Все оригиналы кадровых приказов по личному составу хранятся в отделе кадров или у лица, уполномоченного приказом руководителя вести кадровое делопроизводство. Все приказы по личному составу заносятся в регистрационную книгу в хронологическом порядке.

К учетным кадровым документам предприятия относятся:

  1. Личная карточка

  2. Личное дело

  3. Штатно-должностная книга

  4. Алфавитная книга

  5. Алфавитные карточки

  6. Учетная книга бланков трудовых книжек

  7. Учетная книга движения трудовых книжек

  8. График отпусков

  9. Журнал учета отпусков

Личная карточка формы № П-2 — заводится на каждого сотрудника организации и заполняется на основании паспорта, документа об окончании учебного заведения, трудовой книжки, военного билета, все записи производятся без сокращений. На лицевой стороне карточки указывают полное наименование организации, табельный номер сотрудника, пол, номер личной карточки, а в графе «алфавит» - начальная буква фамилии сотрудника. Личные карточки сотрудников комплектуются согласно штатного расписания по структурным подразделениям, а внутри подразделений — по фамилиям сотрудников в алфавитном порядке. Записи личной карточки заверяет подпись сотрудника.

Личные дела заводятся на руководителей, материально ответственных лиц и специалистов предприятия. В личном деле находятся:

  1. опись документов

  2. заявление о приеме на работу

  3. копия приказа о приеме на работу

  4. личный листок по учету кадров

  5. автобиография

  6. копии документов об окончании учебных заведений

  7. копии свидетельств о рождении детей

  8. копии трудового контракта и т.д.

По мере издания приказов они накапливаются в хронологическом порядке в личном деле. Информация из личных дел сотрудников считается секретной и хранится соответствующим образом. К ним имеют доступ только определенные лица, круг которых определят директор предприятия распоряжением.

Штатно-должностная книга ведется согласно штатного расписания организации для отслеживания вакантных должностей, как правило, заполняется карандашом.

Алфавитная карточка формы № П-3, оформляются на каждого сотрудника крупного предприятия с целью упрощения кадрового отдела с картотекой.

Учетная книга бланков трудовых книжек формы № П-9, в которую вносятся все операции, связанные с использованием трудовых книжек.

Учетная книга движения трудовых книжек формы № П-10, в которой регистрируются трудовые книжки и вкладыши к ним, принятые при трудоустройстве от сотрудников, а так же новые трудовые книжки. Так же в этой книге указывается данные о выдаче трудовых книжек при увольнении, при этой выдаче сотрудник обязан поставить подпись и дату получения трудовой книжки.

График отпусков, согласно ст. 10 Закона Украины от 15.11.96 № 504\96-ВР «Об отпусках» должен вестись на каждом предприятии с указанием в ней номера приказа которым работник отправляется в отпуск, вида отпуска, а так же даты начала и окончания отпуска.

Кроме всего вышеизложенного, в отделе кадров для правильного оформления трудовых книжек сотрудников должны быть:

  1. печать отдела кадров

  2. штамп с указанием наименования организации

  3. штамп «Вкладыш выдан»

Читайте также:

Порядок вычисления средней заработной платы 

Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу  

О расчете нормы продолжительности рабочего времени на 2011 год

Кадровое делопроизводство в Украине 

Кадровый учет и сопутствующие документы 

Кадровая политика 

Нужно ли вести кадровый учет и почему это так важно? 

Кадровый учет как основа основ в бизнесе

История развития кадровых служб и кадрового учёта 

От управления персоналом к управлению человеческими ресурсами 

КАДРЫ – ОСНОВА ВСЕГО 

Отделы кадров Америки и Западной Европы 

Руководители компаний все чаще покупают софт, позволяющий следить за действиями сотрудников. Кто на этом зарабатывает? 

HR-статистика. За что работодатели увольняют сотрудников? 

Тотальный контроль или стоит ли следить за подчиненными 

Нет комментариев