Документы, которые обязательно должны быть в Вашей кадровой службе
Далеко не все кадровики чётко знают, какие кадровые документы обязательно должны быть в любой компании, и на любом предприятии.
Причем наличие этих кадровых документов не зависит ни от размера Вашего предприятия, ни от численности сотрудников. Это именно те документы в кадровом учете , которые при любом удобном случае проверка спросит с Вас.
Говоря попросту – если на предприятии есть наёмные работники, должны быть и эти кадровые документы.
Штатное расписание. Составляется каждый раз, когда в него вносятся какие-либо изменения. Срок хранения в кадровом учете – постоянный.
Положение об оплате труда. Особенно, если на предприятии есть сложная система оплаты и премирования.
Правила внутреннего трудового распорядка. Составляются при приёме на работу, это именно тот случай, когда работодатель обязан ознакомить работника с правилами под роспись. Этот кадровый документ действует 1 год, до замены новыми.
График отпусков. Утверждается не позднее, чем за 2 недели до наступления нового календарного года. Хранится в течении 1 года.
Положение о защите прав персональных данных кадров. Действует в кадровом учете на протяжении 5 лет.
Эти перечисленные документы кадрового учета хранятся в отделе кадров. Перечисленные здесь кадровые документы – это отправная точка, с которой должен начинаться любой отдел кадров.
Представляем Вам перечень обязательных кадровых документов, с учетом особенностей составления и сроков хранения в кадровом учете, и с учетом того, что они не прозвучали ранее.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Этот документ кадрового учета хранится в отделе кадров постоянно, с учетом срока давности в 50 лет.
Трудовой договор, который заключается с каждым работником в письменной форма и сроком хранения в 75 лет.
Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Обычно, такой отпуск предоставляется по просьбе работника. В документации кадрового учета хранится на протяжении 75 лет.
Договора о полной материальной ответственности заключаются с кадрами, которые обслуживают материальные ценности. Такие кадровые документы хранятся 5 лет.