Первичные документы личных дел и приказы по личному составу в системе кадрового документооборота

Практически каждая операция кадрового учета требует той или иной работы с бумажными документами.

Операции ведения кадрового учета, с точки зрения кадрового документооборота, можно разделить на несколько больших групп:

учет и хранение первичных кадровых документов, входящих в личное дело;

формирование, проведение и хранение приказов по личному составу;

подготовка и предоставление статистических и прочих отчетов;

хранение копий приказов по основной деятельности.

Ведение личных дел в кадровом учете разделяется на ведение информации в компьютерной базе данных и хранение личных дел кадров в бумажном виде.

Как правило, бумажные кадровые документы хранятся только для должного обеспечения правовых взаимоотношений кадров и организации. Непосредственная же работа ведется с электронной версией личного дела, хранящейся в базе данных.

Все современные средства автоматизации кадрового учета поддерживают эту технологию и формируют, по требованию пользователя, копии приказов и различного рода выписки, с учетом того, что далеко не все средства позволяют хранить в электронном виде копии рукописных первичных кадровых документов, с учетом того, что их хранение предусмотрено законом:

личные заявления кадров,

анкеты кадров,

документы об образовании кадров.

По электронной базе данных с последующим выводом на печать или отправке по почте копии необходимого кадрового документа выполняется значительно быстрее.

Формирование приказов по личному составу автоматизировано в программе почти во всех системах кадрового учета. Наличие этой операции стало уже стандартом для производителей систем кадрового учета.

Многие виды кадровых приказов требуют по 7- 9 и более виз. В современных организациях с налаженной системой безопасности и развитыми административно-хозяйственными службами по некоторым кадровым приказам, помимо кадровика, может насчитываться до 5-ти и более соисполнителей.

При интегрированности системы кадрового учета в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота все работает гораздо проще и надежнее.

При настоящей интеграции кадрового учета, все внесенные в кадровый документ изменения отражаются визирующим руководителем.