Раздел 4: Меню «Сервис» программы кадровый учет
Блокнот
Блокнот – это функция программы кадровый учет, в которой можно вести для себя заметки и напоминания. Открывается блокнот в меню «Сервис». Левая половина – это календарь, а вторая – место для записи.
Текущая дата выделена красным кружочком в календаре. С помощью мышки выбираете нужную дату в календаре, и в правом поле смотрите запись, добавляете новую, или редактируете.
При входе в программу кадровый учет блокнот может выдавать сообщения-напоминания. Для этого надо в меню «Настройка» – «Настройка кадровика» – «Предупреждающие сообщения» поставить галочку в поле «Стартовать блокнот». Ниже в настройке список, какие данные можно светить при входе в программу. Ставите галочку в выбранном поле и указываете, за сколько дней до наступления даты предупреждать.
Чтобы в блокноте отражались дни рождения сотрудников, надо из личных карточек перебросить дни рождения в блокнот. Для этого в меню «Сервис» есть специальный режим.
Сбросить дни рождения в блокнот
С помощью этой команды данные о дне рождении из личной карточки сотрудников передаются в «Блокнот». При открытии открывается окно, в котором указываете, за какой год вы передаете данные.
Упаковка БД
Режим программы кадровый учет, который необходимо периодически запускать для удаления помеченных на удаление записей. При запуске этого режима база данных программы очищается от лишних файлов.
Исправление структур
Режим используется для исправления структур в программе кадровый учет. Его запускают при изменении версии программы.
После запуска открывается окно, в котором надо выбрать папку, содержащую базу данных. Выбрав папку, запускается исправление структур. После окончания программа закрывается.
Архивирование/Восстановление из архива
В целях предосторожности и сохранности информации, необходимо периодически создавать архив баз данных.
Открывается окно:
В поле «Каталог архива» программы кадровый учет автоматически прописывается путь к папке, в которой будет храниться созданный архив. Нажимаем на клавишу (Создать архив). Когда архивация закончится, на экране появится сообщение: Архивация выполнена.
Т.о. на жестком диске автоматически создалась папка KOPIRKA, в ней папка с номером текущей даты, а в ней папка указывающая время создания архива. В этой папке лежит сам архив data.rar или db.rar.
Мастер отчетов
С помощью этой функции можно сами создавать различные списки, выборки из базы данных. Мастер отчетов состоит из разделов: Сотрудники, Штатное расписание, Уволенные. В каждом разделе можно выбрать данные в соответствии с его названием: Сотрудники – данные из личных карточек сотрудников, Штатное расписание – данные из штатного расписания, Уволенные – данные об уволенных из меню «Уволенные».
Сотрудники
При входе открывается список отчетов, в котором содержится перечень сохраненных отчетов. Чтобы создать новый отчет надо нажать на клавишу Insert или кнопку (Добавить). В результате откроется окно Редактирование отчета:
Окно делится на две половины. Слева «Список данных» – перечисляются признаки, которые можно выбрать в отчет. Справа – выбранные данные и настройка отчета.
В поле «Название» пишете название отчёта или списка. С помощью клавиш – Выбрать и – Вернуть выбираем данные необходимые для отчёта. Колонка «Шир.» означает ширину столбца. Автоматически всем проставляется ширина столбца 15. Эту ширину можно изменить: выделить строку, например «Возраст», и в нижней таблице, в поле «Ширина», исправить 15 на другое число и нажать клавишу Enter.
Так надо проставить ширину колонок по всем, выбранным данным. В этой же таблице можно установить фильтр, по выборке данных. Если фильтр не устанавливать, то выберется полный список сотрудников. С помощью фильтра можно получить список сотрудников по определенному признаку.
Например, нужен список людей определённого возраста: выделяем строку в списке выбранных данных «Возраст», спускаемся ниже и выбираем в поле
«Фильтр 1» необходимый знак, а в графе правее указываем возраст.
(Если нужно выбрать людей до 30-ти лет включительно, ставим знак =30 и т.д..)
Значок «[ ]» – Например, надо выбрать людей по возрасту от 18 до 25 лет. Тогда в фильтре указываем «[ ]» «18,25»
Значок означает приблизительно. Если нам выбрать список людей, которым сейчас исполнилось, например 20. То мы применяем этот значок. В список попадают люди, которым уже исполнилось 20 или скоро исполнится.
Бывает, что требуется выбрать список людей, например, по виду работника или по какому-нибудь другому признаку, который в программе имеет справочник. Если список по одному виду, то выделяем строку «вид работника» в выбранных данных и в нижней таблице в длинном поле напротив «Фильтр 1» выбираем вид работника, который должен попасть в отчет.
«Фильтр 2» – здесь также можно выбрать названия, которые содержатся в соответствующих справочниках, но не по одному наименованию, а по нескольким. Например, вам надо выбрать бухгалтеров и преподавателей одновременно. Тогда выделяете строку «должность» и в нижней таблице нажимаете на кнопку Выбрать из справочника. Откроется список должностей из справочника «Должности».
Справа напротив нужных должностей ставите галочки. И нажимаете на кнопку (Применить).
Поле «Заголовок» – название колонки.
Поле «Номер столбцов для упорядочивания» – по какому признаку будет идти сортировка в списке. Если хотите, что в списке сотрудников шла сортировка по возрасту, то в этом поле надо поставить порядковый номер столбца «Возраст» в списке выбранных данных. На нашем рисунке это будет 4. Если сортировка по должности, то – 7.
Затем нажимаем клавишу (Сформировать). Откроется окно, в котором выбираете параметры вывода отчета:
Здесь можно выбрать в какой программе сформируется отчёт Word, Excel, или в виде разграфлённой таблице, также положение листа альбомное или книжное; выводить или нет порядковый номер строк.
Настроенный отчет сохраняется в списке отчетов для будущей работы, чтобы не настраивать заново.
Штатное расписание
Списки формируются на подобии как в «Сотрудниках», но данные по из меню «Штатное расписание».
Уволенные
Списки формируются на подобии как в «Сотрудниках», но здесь меньше возможностей с фильтром.
Связь с бухгалтерией
Режим программы кадровый учет, который используется для связи данных с программой «ЧИЖ-Бухгалтерия».
Редактирование пользователей
Здесь устанавливается пароль при входе в программу. При входе программа спрашивает пароль. Как настраивать пароль см. «Настройка».