Раздел 3: Внесение данных в программу кадровый учет

Заполнение справочников

Меню «Справочники» - список часто встречающихся определений, на которые опираются все данные. Прежде чем приступить к основной работе в программе, надо заполнить справочники. Меню «Справочники» состоит из подменю, которые разбиты по темам: «Образование», «Предприятие», «Военная служба», «Бухгалтерия» и «Другие».

Начиная работать в программе учет кадров в первую очередь надо заполнить справочники, которые используются при создании штатного расписания. Такие справочники находятся в подменю «Предприятие»: «Должности», «Отделы», «Группы отделов» (если отделы объединяются в вышестоящие группы) и т.д.

Справочники: «Объединения», «Группы структурных подразделений», «Структурные подразделения», «Группы отделов», «Отделы» - связаны друг с другом. Они перечислены по порядку сверху в низ, по иерархии (объединения состоят из структурных подразделений; структурные подразделения делятся на группы отделов; группы отделов на отделы). Если у вас простая структура организации, не надо заполнять все эти справочники. Достаточно заполнить только один - «Отделы». Если хотите объединить отделы в группу, тогда заполняете справочник «Группы отделов», а в справочнике программы учет кадров «Отделы» в соответствующих отделах заполнить поле «Группа отделов».

В некоторых справочниках программы кадровый учет установлена функция поиска: .
Внизу окна слева вносите наименование в поле поиска и нажимаете на кнопку (Поиск). Кнопка справа (Печать) – означает сформировать список и распечатать.

Чтобы добавить запись в справочник, надо нажать на кнопку или нажать на клавишу Insert. Тогда в верху окна в поле «Наименование» (Отдел или другое название) станет мигающий курсор. Прописываете в этом поле название и нажимаете клавишу Enter. Запись попадет в список. Чтобы указать группу отдела, выделяете отдел и вверху окна в поле «Группа отделов» выбираете группу.

Поле «Приоритет» встречается почти во всех справочниках. Это поле не обязательно для заполнения. В процессе работы вы сами определите, нужно ли оно вам. В некоторых отчетах можно задавать порядок, в котором вам надо выбирать список. Поле «Приоритет» отвечает за это. Если поле не заполнено, то данные выберутся по порядку занесения или в алфавитном порядке. Цифра 1 в поле «Приоритет» означает, что данный отдел должен идти первым списке и т.д. по порядку приоритета.

По такому же принципу заполняются и остальные справочники.

«Должности» - указываете должности по штатному расписанию. Если ведется учет окладов по тарифным разрядам, то в справочнике заполняете поле «Тарифный разряд».

«Категории работников» – справочник заполняется организациями, которые ведут учет по категориям (в основном это мед учреждения и мед институты).

«Источники финансирования». - Этот справочник заполняется в бюджетных организациях, чтобы можно было видеть, из какого фонда финансируется оплата труда.

Штатное расписание

Штатное расписание заполняется в меню «Штатное расписание». Меню состоит из подменю: «Список», «Дерево структуры», «Архив».
В подменю «Список» вносится и редактируется штатное расписание.
Подменю «Дерево структуры» предназначено для удобства просмотра внесенных данных и быстрого поиска необходимой информации. В «дереве» штатное расписание представлено в виде дерева от высшего звена к низшему. Если вы заполнили справочники, касающиеся структуры предприятия («Отделы», «Должности»), то, открыв дерево, вы увидите структуру вашей организации.
В подменю «Архив» хранятся старые данные, которые перебрасываются по команде из подменю «Список».

Внесение и редактирование штатного расписания

Подменю «Список»
В подменю «Список» программы кадровый учет вносится и редактируется штатное расписание. Чтобы редактировать штатное расписание, надо найти необходимую запись и изменить её.

В списке штатного расписания предусмотрено несколько способов поиска и выбора записей.
Если надо найти запись по наименованию или символу, то можно воспользоваться функцией поиска . Внизу окна слева вносите наименование в поле поиска и нажимаете на кнопку (Поиск).

С помощью кнопок (Фильтр) (Отменить) в программе кадровый учет можно отфильтровать список, показывать на экране список по одному структурному подразделению, а остальные скрыть.
Нажав на кнопку (Фильтр) откроется список . Выбираете по какому условию надо отфильтровать. Затем откроется соответствующий справочник, в котором выбираете нужное наименование и нажимаете клавиши Ctrl + Enter.

В низу окна описание клавиш:
Insert – добавить новую запись,
Enter – редактировать,
Del – удалить запись,
F2 – открыть начисления/ удержания по выбранной должности,
F3 – посмотреть сотрудников, занимающих выбранную должность.
В архив) – с помощью этой выделенная штатная единица попадает в подменю «Архив».

Внесение штатного расписания

Чтобы внести штатную единицу в базу программы кадровый учет, надо открыть подменю «Список» и нажать на кнопку или нажать на клавишу Insert. В результате откроется окно для внесения данных:

Код – порядковый номер записи, который проставляется автоматически.
Приор-т – приоритет, значение этого поля такое же, как и в справочниках.
Срок С ПО – период действия штатного расписания. Не указав период, данные не попадут в отчет «Штатно-должностная книга».
Отдел - выбираете отдел из заполненного справочника «Отделы». Выбрав отдел, по умолчанию заполняются поля «Группа отделов», «Подразделение», «Группа подразделения», «Объединение». Заполняются они в том случае, если у вас сложная структура организации.
Сектор – если в вашей организации отделы группируются в секторы, то заполняете это поле.
Должность – выбираете из справочника «Должности».

Категория раб. – данные выбираются из справочника «Предприятие» - «Категории работников». Поле заполняется в организациях, в которых ведется учет по категориям.

Проф.катег – это поле программы учет кадров создавалось для кадрового учета в клинике, у которой все штатное расписание разделялось не только по отделам и должностям, но и по проф. категориям (первая, вторая, высшая). Т.е. они планировали разносить штатное в таком виде:

Терапевтическое отделение:
Врач-терапевт высшей категории – 1.00 ст.,
Врач-терапевт первой категории – 2.00 ст.,
Врач-терапевт второй категории – 1.00 ст.
Врач-терапевт – должность, высшая, первая, вторая – проф. категории.
В отчетах можно сформировать отчет «Список сотрудников по проф категориям».
Всего ставок – указываете количество ставок по штатному расписанию.
Занято – поле заполняется автоматически. Показывается количество занятых ставок, после того как внесете сотрудника, занимающего эту должность.
Свободно – поле заполняется автоматически. Показывает количество свободных ставок по этой вакансии. При внесении штатного расписания в полях «Всего ставок» и «Свободно» значения будут одинаковы. После заполнения личных карточек, в штатном расписании будет отражаться количество занятых ставок, и количество свободных ставок сократится.
Источник финанс. – данные выбираются из справочника «Бухгалтерия» - «Источники финансирования». Поле заполняется в основном бюджетными организациями, чтобы можно было видеть фонд финансирования оплаты труда.
Тарифный разряд – это поле открыто в том случае, если у вас стоит в меню «Настройка» - «Настройка кадровика» галочка в поле «Тарифн. разряды». Это поле заполняется при учете заработной платы по тарифной сетке.
Основной оклад – сумма оклада, согласно штатному расписанию.
Разряд - некоторым рабочим должностям соответствует определенный разряд. Например, слесарь 2 разряда и т.д. Он не имеет отношения к тарифному разряду. В справочнике «Разряды» программы кадровый учет (пункт Бухгалтерия) есть поле «Сумма» – это оклад, соответствующий разряду. Если в штатном расписании выставить разряд, то автоматически заполнится оклад.
Заполнив карточку, выходим из нее нажатием клавиши Esc. В списке штатного расписания появится запись:

История вакансии в программе кадровый учет – таблица, в которой отражена занятость по этой вакансии (кода было занята, на сколько ставок, когда свободна). При внесении нового назначения сотруднику здесь пересчитываются количество свободных ставок, и отражается, с какого числа занята ставка. Ссылаясь на эту таблицу, формируется отчет для СБУ о наличии вакансий. Первоначально при внесении штатного расписания, надо заполнять в таблице количество ставок, согласно штатного расписании, и дату начала вакансии «Свободно С». Дальше, при внесении данных о сотруднике в личной карточке, данные в таблице программы кадровый учет будут заполняться автоматически.

Доплаты и надбавки

Находясь в списке можно внести еще данные о наличии доплат и надбавок, согласно штатному расписанию. Для этого надо выделить строку и нажать клавишу F2. Откроется окно «Постоянные», в котором можно внести постоянные виды доплат и надбавок. Для внесения записи нажимаете на кнопку или клавишу Insert. Откроется окно, в котором вносят данные.

Код Н/У – выбирается из справочника «Бухгалтерия» - «Виды начислений/удержаний». Выбрав код, в поле «Вид Н/У» заполняется название доплаты (надбавки).
Процент – если эта доплата рассчитывается, как процент, то указываете в этом поле процент. Тогда поле «Сумма» заполнять не надо.
Сумма – указываете сумму доплаты.
Начало Н/У – указываете период действия доплаты.
Остальные поля не заполняются. Справочник взят из программы «ЧИЖ-бухгалтерия» и остальные поля могут использоваться в программе бухгалтерского учета, а для кадров они не используются. Заполнив карточку, выходим из нее нажатием клавиши Esc. Т.о. вносим все доплаты.

Дерево структуры

В подменю «Дерево структуры» программы кадровый учет можно просмотреть внесенное штатное расписание. Открыв дерево, нажимаете на значок «+» напротив названия организации. Раскроется список отделов. Стоя на названии отдела, нажимаете клавишу Enter или щелкнуть два раза мышкой – откроется список должностей в отделе. Если уже внесены личные карточки сотрудников, то: нажав на должности клавишу F3, вы увидите ФИО сотрудника занимающего эту должность; а нажав на клавишу F2, вы увидите список доплат и надбавок, которые можно редактировать прямо здесь.

Копирование штатного расписания в другой отдел

Если в штатном расписании состав в одном отделе похож на состав в другом, то можно скопировать данные, а потом отредактировать. Копирование осуществляется в меню «Сервис» - «Штатное расписание»- «Скопировать записи по отделу». В открывшемся окне указываете, из какого отдела копируете и в какой.

Меню «Данные»

Меню "Данные" программы кадровый учет содержатся все данные о сотрудниках. Меню состоит из подменю: «Личные карточки», «Больничные», «Отпуска», «Командировки», «Резерв работников».
В подменю «Личные карточки» содержится основная информация о сотрудниках. В подменю «Больничные», «Отпуска», «Командировки» можно увидеть список сотрудников за период, которые уходили на больничный, предоставляли отпуск или отправляли в командировку. Также можно увидеть график планируемых отпусков, отправить в отпуск по графику; отправить группу людей в командировку. В подменю «Резерв работников» вносится список людей, которые не работают в организации, но возможно в будущем их примут на работу.

Подменю «Личные карточки»

Данные о сотрудниках вносятся и редактируются подменю «Личные карточки» рограммы кадровый учет. С помощью основных кнопок программы здесь можно внести запись, редактировать или удалить.
Внизу справа в поле «Сортировка» задается порядок расположения списка сотрудников на экране: по отделу, по фамилии, по кадровому номеру.
Если надо найти запись по наименованию или символу, то можно воспользоваться функцией поиска . Внизу окна слева вносите наименование в поле поиска и нажимаете на кнопку .

Искать также можно с помощью клавиш F2 – поиск и F3 – продолжить поиск.

В низу окна описание клавиш:
Insert – добавить новую запись,
Enter – редактировать,
Del – удалить запись,
F6 – уволить человека.
Чтобы уволить сотрудника, надо нажать на кнопку справа (Уволить).

Внесение личной карточки

Данные о сотрудниках вносятся в меню «Данные» подменю «Личные карточки». Чтобы внести новую карточку сотрудника нажимаете на кнопку или клавишу Insert. Откроется окно личной карточки. Окно состоит из пяти страниц: Личные данные, Сведения о работе, Образование, Воинский учет, Фото. Если в меню «Настройка» программы кадровый учет - «Настройка кадровика» стоит галочка в поле «МВД», то в личной карточке добавится еще одна страница МВД.

Сначала заполняется первая страница «Личные данные».
Кадровый номер – порядковый номер вносимой записи, проставляется автоматически.
В поле «Кем выдан» указывается, кем выдан паспорт. Данные можно прописать от руки. Но лучше внести данные в справочник, а от туда уже выбрать в поле. Чтобы открыть справочник, надо нажать на кнопку . В открывшийся справочник вносите запись. Чтобы выбрать запись из справочника в личную карточку, надо выделить строку и нажать две клавиши Ctrl + Enter.

Сведения о работе

На второй странице указывается трудовая деятельность. Открыв страницу сразу можно указать дату принятия на работу. Заполнив это, поле автоматом заполнится поле «Стаж работы в организации на дату», т.е. на текущую дату, которая установлена в компьютере. Так же можно заполнить поля: «Начало трудового стажа», «Начало непрерывного стажа», телефоны.
Данные об основном месте работы и о последнем месте работы вносятся в режиме дополнительная информация (F2 – «Назначения» и «Трудовая деятельность»).

Образование

Страница состоит из двух разделов: образование и степень владения языками. С помощью основных клавиш вносите информацию об образовании. Поле в разделе образование «Отображать как осн. Образование» означает, что это основное образование сотрудника.
Аналогично вносятся данные на странице «Воинский учет», «МВД».

Фото
На странице «Фото» программы кадровый учет можно установить фотографию сотрудника. Для этого на компьютере должна быть папка с фотографиями сотрудников. Чтобы вставить фотографию нажимаете на кнопку . В результате откроется окно, в котором можно найти файл фотографии и выбрать его.
Нажав на кнопку (печать) можно распечатать фотографию сотрудника.

Дополнительная информация
Остальная информация по человеку вносится в режиме «Дополнительные данные».
Стоя в личной карточке человека, нажмите клавишу F2, перед вами откроется список «Дополнительные данные»

Трудовая деятельность
Данные о последнем месте работы вносятся в режиме «Трудовая деятельность» программы кадровый учет. В этом режиме можно вносить всю предыдущую трудовую деятельность. Если последнее место работы было в нашей организации, то надо поставить галочку в поле «Данная». Если внесенная информация действительно является последним местом работы, то надо поставить галочку в поле «Отображать как последнее место работы». Тогда эта информация будет отражаться в окне личной карточки на странице сведения о работе.

Назначения
Информацию о занимаемой должности хранится в режиме «Назначения».
Основное назначение сотрудника отражается на странице сведения о работе.

Таблица «Назначений» выглядит так:

Галочка в строке означает, что это основное назначение.

С помощью кнопки (Перевод внутри предприятия) или клавиши F6 можно перевести сотрудника с одной должности на другую.

Чтобы внести новую в программе кадровый учет запись нажимаете на кнопку (Добавить) или клавишу Insert. Чтобы отредактировать запись надо щелкнуть на ней два раза мышкой или нажать на кнопку (Редактировать). Откроется окно назначения:

№ назначения – заполняется автоматически, порядковый номер.
Код вакансии – выбирается из штатного расписания. Выбрав код вакансии автоматически заполнятся поля Должность, Отдел, а также другие поля, которые вы заполнили в меню «Штатное расписание» в этой вакансии. Чтобы быстрее найти нужную вакансии воспользуйтесь деревом. Нажмите на кнопку (Дерево). Перед вами откроется структурное дерево штатного расписания. Как пользоваться деревом, описано в разделе «Штатное расписание». Находите здесь нужную вакансию и, стоя на ней, нажимаете две клавиши Ctrl + Enter для выбора.

Назначение С ПО – указываете дату принятия на должность и окончания.
Стаж – поле предназначено для учета стажа. В назначении нужно отмечать необходимые виды стажа (у нас пока отмечается только 1). И тогда программа сможет всегда просчитать человеку на любую дату любой стаж. К начальному стажу добавится стаж с дня назначения.

Гос.служащий – если сотруднику является госслужащим, то здесь надо ставить галочку.
Основание – пишете на каком основании принят на эту должность.
Прим. - для внесения каких-либо примечаний. Например, если взяли человека на время декретного отпуска сотрудника, то в этом поле можно внести фамилию сотрудника в декретном отпуске. В общем, все, что угодно.

Приказ №, от - номер приказа о приеме на работу и его дата.
Тип приказа – выбирается из справочника «Другие» - «Типы приказов».
Категория раб., Отдел, Должность заполняются из штатного расписания.
Табельный № - указываете табельный номер сотрудника.

Секция – поле было добавлено для организации, у которой кроме отделов сотрудников разбивают по местам работы (секции). «Предприятие» - «Секции».
Вид раб-ка – указываете вид работника (основной, совместитель и т.д.). Данные выбираются из справочника «Предприятие» - «Виды работников».

Условия назначения - на каких условиях сотрудник принят на работу. Например, по контракту. Или на период декретного отпуска.
Условия труда – из Штатного расписания
№ графика – если ведете табельный учет (в меню «Настройка» - «Настройка кадровика» - Предупреждающие сообщения – галочка в поле «Формирование табелей»), то надо заполнять справочник «Графики» и в карточке человека указать номер графика.

Оклад, Разряд, Источник финансирования, Вид оплаты – если такие поля заполнены в штатном расписании, то при заполнении назначения они заполняются по умолчанию как в штатном.
Кол-во ставок – указываете ставку сотрудника
Шифр затрат – КЭКР, бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях ведется в разрезе КЭКРов.
Отображать как основное назначение – галочка в этом поле означает, что это основная должность сотрудника.

Договора – нажав на эту кнопку, откроется таблица, в которой можно указать данные заключенного с сотрудником договора. Заполнив карточку выходим из нее нажатием клавиши Esc.
Если сотрудник занимает не одну вакансии, то вносится еще столько назначений, сколько он занимает по штату.
Т.о. вносятся данные о работе в нашей организации.

Постоянные

Постоянные – отражаются доплаты и надбавки сотрудника, кроме основного оклада. Если, при внесении штатного расписания, вносили эти данные (см. раздел «Штатное расписание», кл. F2), то, при внесении назначения, постоянные заполняется из штатного расписания. Но кроме этого, здесь можно надбавки удалять и редактировать относительно данного сотрудника.

Приказы по человеку

Приказы по человеку – здесь отражаются приказы, которые касаются сотрудника. Приказы по сотруднику попадают сюда автоматически, хотя здесь так же можно добавлять свои приказы, редактировать существующие и удалять. При внесении назначения мы заполняем поля «Приказ №» и дата приказа, «Тип приказа». Автоматически данные о приказе попадают в этот режим. Точно так же и при увольнении сотрудника, переводе на другую должность, командировке и т.д..

Ученые степени и звания

Ученые степени звания – если сотрудник имеет ученую степень, то здесь вносите информацию.

Проф.категории

Проф.категории – этот режим предназначен для мед. учреждений. Здесь указывается проф.категория сотрудника, специализация, дата присвоения и период действия. Здесь же вводятся настройка отчета формы №17.

Почетные звания

Почетные звания – ели сотрудник имеет почетные звания, то указываете об их наличии и дате присвоения.

Больничные

Больничные – здесь можно просмотреть были ли у сотрудника больничные, а также отправить сотрудника на больничный. Если вы ведете учет табелей («Настройка» - «Настройка кадровика» - «Предупреждающие сообщения» - поле «Формирование табеля»), то одновременно будет корректироваться табель сотрудника.

Отпуска

Отпуска – режим делится на три части: график отпусков, предоставленные и отпускное удостоверение.

В разделе «Графики отпусков» можно создать план-график отпуска, а в разделе «предоставленные» отражаются фактически предоставленные отпуска. Из режима «Графики отпусков» можно передавать отпуска в режим «Предоставленные» с помощью кнопки (Перебросить в фактический отпуск). Так же, как и в разделе больничные, здесь корректируется табель.
Отпускное удостоверение – предназначено для печати отпускного удостоверения.

Командировки

Командировки – список командировок по сотруднику, можно отправить сотрудника в командировку. Так же как в больничных и отпусках здесь корректируется табель.

Табели

Табели – можно просмотреть и откорректировать табель сотрудника.

Члены семьи

Члены семьи – вносится информация о членах семьи.

Инвалидность

Инвалидность – если сотрудник имеет инвалидность, то здесь вносится информация о наличии инвалидности.

Льготы, Пенсии – как и инвалидность.

Виды стажа – заполнив поле, можно вести учет стажа сотрудника (см.Расчет стажа).
Другое – отражается прочая информация.

Печать личной карточки

Чтобы распечатать личную карточку сотрудника типовой формы П-2 или личный листок, надо, находясь в карточке, нажать клавишу F7. Тогда в правом нижнем углу появятся перечень документов: Личная карточка, Личный листок по учету кадров и др.. Выбираете необходимый, и в формате Word сформируется документ.
Личная карточка формируется в двух отдельных Word документах: один в книжной форме, другой в альбомной.

Перевод человека с одной должности на другую

Перевод человека с одной должности на друг осуществляется в его личной карточке в режиме «Назначения». Открываете личную карточку сотрудника, нажимаете клавишу F2 и в открывшемся списке выбираете «Назначения». Откроется список назначений сотрудника.

Выбираете то назначение, с которого переводится, и нажимаете на кнопку (Перевод внутри предприятия).

Открывшееся окно имеет две страницы:
Дополнительная информация – указывается приказ о переводе и дата, причина.
Новое назначение – вносятся данные о новом назначении.
После заполнения страницы «Новое назначение» нажимаете на кнопку , расположенную на этой странице, или клавишу F6.
Теперь в режиме «Назначения» будет отражаться новая должность. Старая должность попадет в режим «Трудовая деятельность».

Увольнение и уволенные сотрудники

Чтобы уволить сотрудника в программе кадровый учет, надо:
1.открыть меню «Данные» подменю «Личные карточки»,
2.найти сотрудника
3. стоя на нем, нажать клавишу F6 или кнопку (Уволить).

В открывшемся окне заполняете данные об увольнении и нажимаете на кнопку . Данные о сотруднике перенесутся в архив уволенных сотрудников.
Архив уволенных сотрудников находится в меню «Уволенные». Сортировка и поиск в режиме «Уволенные» работает аналогично режиму «Личные карточки».

Для того чтобы восстановить сотрудника из режима «Уволенные» в программе кадровый учет необходимо стать курсором на нужного сотрудника и нажать клавишу F6 или кнопку . После чего программа спрашивает: Вы действительно хотите восстановить сотрудника? Отвечаете Да или Нет. Следующий вопрос: Переносить с сохранением данных?

Да – открывается окно, в котором надо указать новую дату приема на работу. В этом случае человек перенесется со старым назначением, на ту же должность. В личной карточке человека на странице Сведения о работе, в поле «Дата принятия на работу» будет стоять новая дата принятия.
Нет – все точно также, только человек переносится в список сотрудников без назначения.

Изменение окладов

Изменение оклада суммой или на процент

Изменить оклады в штатном расписании всем сотрудникам по должности и категории можно в меню «Сервис» - «Штатное расписание» - «Изменение окладов».

Коды категорий – через запятую можно указать коды категорий, в которых меняется оклад. Если поле не заполнять, то по всем категориям. Если же вы не разбиваете в штате по категориям, то это поле вообще не трогаете.

Должности – выбираете должность, в которой поменялся оклад. Если по всем должностям, то ничего не указываете.

Процент от старого оклада – если оклад изменяется на определенный процент, то указываете процент. Например, повысился оклад на 20%, тогда пишем -120,00. Тогда в штатном расписании и в назначениях сотрудников по указанным категориям и должностям увеличится оклад на 20%.

Сумма – если указать сумму, то в штатном расписании и в назначении сотрудников по указанной должности и категории станет указанная сумма оклада.

Кол-во знаков после запятой – при изменении оклада по проценту указываете сколько знаков после запятой округлять.

Пересчет окладов по тарифным разрядам – если поставить галочку, то оклады рассчитаются с учетом тарифных разрядов и их коэффициентов.

Расчет окладов по тарифному разряду

Чтобы можно было изменять оклады по тарифному разряду, надо поставить галочку в меню «Настройка» - «Настройка кадровика» поле «Тарифн. разряд».

В справочнике «Бухгалтерия» программы кадровый учет - «Базовые коэффициенты» проставляется минимальная заработная плата.

В справочнике «Бухгалтерия» - «Тарифные разряды» указываете номер тарифного разряда, его коэффициент и период действия.

При заполнении справочника «Предприятие» - «Должности» в каждой должности штатного расписания проставляется тарифный разряд.
При заполнении штатного расписания тарифный разряд берется из справочника должностей. Заполняя личную карточку, тарифный разряд тянется из штатного расписания.
Если вы внесли штатное расписание, сотрудников, не заполнив тарифные разряды, то можно воспользоваться функцией меню «Сервис» - «Штатное расписание» - «Проставить тарифные разряды». С помощью этого режима можно автоматически проставить тарифные разряды в штатное расписание и личные карточки сотрудников из справочника «Должности».

Оклад = базовый коэффициент (минимальная з/пл) * коэффициент тар. разряда в штатном расписании и личной карточке.

Расчёт стажа на дату

В карточке сотрудника можно вести учет различных видов стажа. Для этого надо заполнить справочник «Другие» - «Виды стажа». Внести в справочник виды стажа в вашей организации.
В личной карточке сотрудника, в списке «Дополнительные данные» (кл.F2) выбираете «Виды стажа». Как обычно добавляете запись. В открывшемся окне указываете: вид стажа, поля «На дату» и количество лет, месяцев и дней стажа. Строка «Дата последн. расч. на ...» заполняется автоматически после расчета стажа.

Чтобы рассчитать стаж открываете меню «Сервис» – подменю «Стаж» – «Расчёт стажа». Откроется окно, в котором указываем условия расчёта: На дату – на какую дату рассчитать стаж, категория, отдел, вид стажа.

После пересчёта, в личной карточке сотрудника (кл. F2 – «Виды стажа») заполнится колонка «Дата последнего расч.стажа» и количество лет, месяцев, дней стажа на эту дату.

Всё о приказах

Справочник «Типы приказов»

Работа с приказами в программе кадровый учет, начинается с заполнения справочника «Другие» - «Типы приказов». В этом справочнике вносятся всевозможные типы приказов: прием на работу, увольнение, перевод на другую должность, отпуск, командировка и т.д..

В справочнике можно создать возможность выводить на печать созданные приказы по заданному шаблону. Для этого предназначены поля: «Путь к файлу Word», «Обознач. в шаблон».

Инструкция по настройке шаблонов приказов

В програмне Word создаете шаблон приказа, в котором постоянные значения вносятся руками (шапка документа, подписи). Переменные значения (ФИО сотрудника, дата и номер приказа и т.д.) не указываются, а проставляются соответствующие символы. Значения символов можно увидеть, нажав на кнопку (Справка).

- № приказа
- дата приказа
- текст приказа
- ФИО сотрудника
- фамилия, инициалы
- отдел (из осн. назначения)
- должность (из осн.назначения)
Сохраните этот документ в какой-нибудь папке. Обратите внимание, чтобы документ имел расширение dot, а не doc.
В поле «Путь к файлу Word» прописываете путь к шаблону.
Так настраивается шаблон приказа по одному сотруднику.
Пример 1 Шаблон приказа по одному типу прика:

ШАБЛОН

Управление МЧС

г. Симферополь, ул. Ялтинская, 12-а

ПРИКАЗ №

«О переводе внутри организации»

Инструктаж проведен: зам. начальника по информационной деятельности Лильчицкий А.Г.

Начальник Иванов И.И.

Начальник ОК Сидорова Л.Н.

Что получим в приказе:

Управление МЧС

г. Симферополь, ул. Ялтинская, 12-а

ПРИКАЗ № 224

2 января 1989 г.

«О переводе внутри организации»

Перевести МЕЛЬНИКОВА ВАДИМА ВАСИЛЬЕВИЧА, Кадр. номер 34 из отдела дознания ж/д р-на c должности следователя в отдел дознания ж/д р-на на должность Старший следователь c 02/01/1998 на 1.00 ставки в связи с служебный перевод.

Инструктаж проведен: зам. начальника по информационной деятельности Лильчицкий А.Г.

Начальник Иванов И.И.

Начальник Сидорова Л.Н.

Один общий приказ по нескольким типам приказов

1. В справочнике Типы приказов для каждого типа введите символ - Обозначение в шаблон (например, Увольнение - *, Прием - $ и т.д.).

2. Заведите в справочнике специальный тип общего приказа (например, по личному составу). В нем будет храниться информация по разным "мелким" типам приказов.

3. Создайте шаблон для типа приказов По личному составу. Как обычно, используйте обозначениеи. Кроме этого, чтобы начать записывать в общий приказ данные по людям, вставьте в шаблон {A, где А - символ из справочника Типов приказов. Чтобы закончить ввод записей по людям в общем приказе, вставьте в шаблон }. Таких блоков может быть столько, сколько типов приказов нужно охватить в общем приказе. Внутри каждого блока можно использовать обозначения по людям.

Пример 2 Шаблон на приказ по нескольким типам приказов:

ПРИКАЗ № 55
По личному составу

12 января 2005 г.

Принять следующих сотрудников:

1.Иванова И.И. на должность главного механика в отдел автобазы.
2.Петрова А.Р. на должность доцента на кафедру информатики.
3.Сидорову П.О. на должность уборщицы в отделение хозяйственной части.
4.Ковалеву И.Г. на должность сторожа в отдел автобазы.

Перевести следующих сотрудников:
1.Пчельникову Е.Н. временно на должность начальника планового отдела.
2.Соколову А.В. временно на должность ведущего инженера в отдел компьютерных технологий.

Начальник ОК Сергиенко В.О.
Ректор Коваль Н.Н.

Что делаем:

1.Вносим типы приказов Прием, Перевод, По личному составу. Для Приема вносим символ в шаблон - *, для Перевода - #.
2.При вводе приказов по каждому человеку с № 55 от 12.01.2005 отмечаем его тип: Прием или Перевод.
3.В реестре приказов у нас будет 1 приказ на всю информацию, его тип – По личному составу. Путь к его шаблону прописываем в справочнике типов приказов.
4. В Word вносим этот шаблон. Например, такой:

ПРИКАЗ №
По личному составу

Принять следующих сотрудников:

{*на должностьв отдел.}

Перевести следующих сотрудников:
{# временно на должность в отдел.}

Начальник ОК Сергиенко В.О.
Ректор Коваль Н.Н.

Создание приказа

Создание приказа в личной карточке сотрудника

Чтобы создать приказ по одному человеку (если это не прием на работу, перевод на другую должность, приказ на отпуск или командировку), то надо открыть личную карточку человека, нажать клавишу F2, в списке дополнительных данных выбрать «Приказы по человеку». В открывшемся окне нажимаете кнопку или клавишу Insert.

Заполняете данные: номер приказа, дата, тип приказа, содержание – основной текст приказа. Созданный приказ также отражается в меню «Приказы» - «Реестр приказов».
Если при создании приказа разным сотрудникам указывать одинаковый номер приказа, дату, тип приказа, - то в «Реестре приказов» это будет один приказ по нескольким людям.
Если по данному типу приказа в справочнике «Типы приказов» правильно указан путь к шаблону и правильно создан шаблон, то приказ можно распечатать. Для этого нажимаете на кнопку или на две клавиши Ctrl + W. По данному шаблону сформируется документ в Word, который можно редактировать и распечатать.

Принимая сотрудника на работу в программе кадровый учет, увольняя сотрудника, переводя на другую должность, отправляя в командировку или в отпуск в меню «Данные» - Личная карточка везде есть поле «Тип приказа», дата и номер приказа. Заполняя эти поля, автоматом приказ попадает в «Дополнительные данные» – «Приказы» (Личная карточка, кл.F2). Также приказ попадает в меню «Приказы» - «Реестр приказов».

Меню «Приказы»

Меню «Приказы» состоит из подменю: Реестр приказов, Приказ по группе сотрудников, Из общих приказов в приказы по людям.

Реестр приказов

Реестр приказов – это список всех созданных приказов. Реестр приказов находится в меню «Приказы» подменю «Реестр приказов». Подменю предназначено для быстрого поиска приказа и его печати.

Внизу экрана справа поле «Сортировка» в программе кадровый учет, в которой можно задавать вид сортировки приказов: по дате – в хронологическом порядке; по номеру – по номеру приказа; по типу – по типу приказа.

Поле «Поиск» предназначено для поиска по номеру приказа.

Вверху установлен «Фильтр» для быстрого поиска приказа по дате и типу. Задаете известные параметры, даты или тип приказа, и нажимаете на кнопку (Фильтр). Приказы с такой датой и по такому же типу будут выделены сиреневым цветом. Чтобы снять условие фильтра, надо нажать на кнопку .

Если создать приказ в подменю «Реестр приказов», то он не будет привязан к карточке сотрудника. Если здесь удалить приказ, который ссылается на сотрудника в личных данных, то, открыв этот приказ в личной карточке, он снова возвращается в реестр приказов. Удалять и редактировать приказы надо в личной карточке сотрудника (меню «Данные» – подменю «Личные карточки» – Личная карточка сотрудника – «Дополнительные данные» (Кл.F2) – режим «Приказы по человеку»).

Для того чтобы распечатать Реестр приказов, необходимо зайти Отчеты – 20 Книга регистрации приказов, указываем: период, за который нужно создать книгу приказов и тип приказа.

Приказ по группе сотрудников
Если надо создать приказ по группе сотрудников, то удобнее пользоваться режимом «Приказ по группе сотрудников», который находится в меню «Приказы» подменю «2 Приказ по группе сотрудников». В этом подменю можно формировать приказы по группе сотрудников, а можно и по одному сотруднику.

В окне «Приказ по группе сотрудников» программы кадровый учет заполняете поля: номер приказа, дата, тип приказа, содержание.

В нижней части окна выбираете сотрудников, на которых распространяется приказ. Слева в списке сотрудников находите ФИО сотрудника, выделяете его строку и нажимаете на кнопку (Выбрать). ФИО выбранного сотрудника перенесется в правую часть. Чтобы быстрее найти сотрудника, можно написать его фамилию в поле «Поиск». Если выбрали не того сотрудника, то его можно обратно вернуть в список, нажав кнопку (Вернуть). Когда все набрали и выбрали сотрудников, нажимаете на кнопку . После этого выходит сообщение «Приказ на группу сотрудников создан». Нажимаете «ОК» и закрываете окно, нажав вверху на кнопку (Закрыть).

В реестре приказов появится приказ по выбранным сотрудникам. Так же этот приказ попадет в личные данные этих сотрудников.

Из общих приказов в приказы по людям

Режим удобно использовать тогда, когда быстро создаются общие приказы в реестре приказов. Например, в реестре приказов вносим один большой приказ: «Уволить Иванова, Выплатить Петрову материальную премию в размере 100 грн.. Объявить Сидорову выговор. Кузнецова и Ковалева отправить в командировку». В этом случае идем в режим «Из общих приказов в приказы по людям», выбираем Иванова, редактируем содержание приказа. Оставляем только часть текста, касающуюся Иванова, проставляем ему приказ. Выбираем Петрова, оставляем текст «выплатить мат. премию…», проставляем ему приказ.

Нужно выбрать человека, выбрать приказ и в нижнем поле, если нужно, отредактировать текст приказа. Нажать зеленую галку, и приказ с исправленным текстом добавится в приказы по сотруднику. В списке приказов можно отметить галкой, что этот приказ уже был отправлен в приказы по сотрудникам.

Табеля

Настройка табеля

В программе можно формировать табеля. Для этого в меню «Настройка» (подменю «Настройка кадровика» на странице «Предупреждающие сообщения» в поле «Формирование табеля») должна стоять галочка.

Также должны быть заполнены справочники «Условные обозначения табеля», «Графики» и «Праздники». Справочник «Графики» расположен в подменю «Предприятие». Справочники «Условные обозначения табеля», «Праздники» расположены в подменю «Другие».
Сначала заполняете справочник «Условные обозначения табеля». Указываете, какой символ в табеле что означает: Б – больничный, О – отпуск, К – командировка, В -выходной. В меню «Настройка» подменю «Настройка кадровика» на странице «Основные настройки» надо указать обозначения в табели.

В справочнике «Праздники» программы кадровый учет вносите через запятую праздничные дни.

Затем заполняете справочник «Графики». Сколько видов графиков работы сотрудников существует в вашей организации, столько должно быть внесено графиков в программе. Каждый вид графика формируется на каждый месяц отдельно.
Например, график №1 – 8 часовой рабочий день пятидневка
График №2 – 6 часовой рабочий день шестидневка.
Чтобы создать график нажимаете кнопку или клавишу Insert. Заполняете поля: № графика – 1
Дата – здесь надо всегда указывать первое число месяца и год. График на январь – значит 01/01/2008, февраль – 01/02/2008 и т.д..
Название – пишете для себя какой вид графика.

Чтобы заполнить дни по календарю, нажимаете на кнопку или клавишу F6. Появится сообщение «Укажите продолжительность рабочего дня», в котором указываете количество рабочих часов в день. Календарь заполнится рабочими часами, выходные дни будут обозначены буквой «В». Праздничные дни берутся из справочника «Праздники». Сокращенные предпраздничные дни корректируете сами.

Точно так же формируете график № 2 за январь. Рабочий день в субботу корректируете сами, вместо буквы «В» ставите количество часов – 6.
Затем формируете график №1 на февраль, март и т.д. до конца года; график №2 на февраль, март и т.д..
В назначении каждого сотрудника должно быть заполнено поле «№ графика» и «Табельный №».

Формирование табелей и редактирование

Ежемесячно надо запускать режим формирования табелей. Формирование табелей проводится в меню «Сервис» подменю «Табели» - «Сформировать табели». В открывшемся окне указываете месяц и год, за который надо сформировать табель и нажимаете на кнопку или клавишу F6. После запуска режима у всех сотрудников, у которых указан график, добавится табель за указанный месяц (Личная карточка – Дополнительные данные – Табели).

Для того чтобы отредактировать табель по одному сотруднику необходимо войти
Данные – Личные карточки – Сотрудник – F2 – Табели. Если надо исправить табеля всем сотрудникам, то можно воспользоваться функциями меню «Сервис»

Изменить значения в табеле

В меню «Сервис» программы кадровый учет - «Табели» есть функция «Замена значения в табелях. С помощью этой функции можно изменить уже сформированные табеля по графику за месяц. Например, в графике за какой-то месяц не правильно указана продолжительность рабочего дня и уже сформированы табеля. Этим режимом можно исправить длительность рабочего дня в табеле, или проставить другое значение в рабочем дне (Д – декрет). Но если по сотруднику вы вносили больничные, отпуск, командировку, то обозначения в
табеле затрутся.

Удаление табелей всех сотрудников

Чтобы удалить табель по всем сотрудникам за месяц, надо воспользоваться функцией в меню «Сервис» - «Табели» - «Удаление табелей»

Печать табелей

Чтобы распечатать табель, надо открыть меню «Отчеты» и выбрать «Табели». В открывшемся окне заполняете условия печати.

Месяц, год – за какой месяц и год надо распечатать табель.
Пустографка – если поставить галочку, то сформируется пустой бланк табеля с фамилиями сотрудников для заполнения от руки.
Отделы на отдельных местах – если поставить галочку, то каждый отдел будет начинаться с новой страницы.
Отдел, Группа отделов, Стр. подразделения – указываете отдел, по которому формируем табель. Если ничего не указывать, то сформируется по всем сотрудникам. После заполнения нажимаете на кнопку . На экране появится форма табеля для печати.

Больничные

Перед тем как внести данные о больничном листе сотрудника, надо заполнить справочники: «Другие» – «Виды больничных», «Другие» – «Заболевания».
Больничный можно вносить в личной карточке сотрудника или в подменю «Больничные».
В личной карточке сотрудника можно внести больничный: меню «Данные» - подменю «Личные карточки» - личная карточка сотрудника – Кл.F2 «Дополнительные данные» - Больничные. Используя основные клавиши, вносите данные о больничном. Так же здесь они редактируются и удаляются.

В подменю «Больничные» программы кадровый учет можно легко просмотреть больничные, редактировать и внести новые. В подменю имеется фильтр для удобства поиска больничных по отделу и виду больничного.

Используя основные клавиши вносите данные о больничном.

Если у вас настроен учет табелей, то при внесении больничного в табеле сотрудника проставляется буква «Б». При удалении больничного буква «Б» исчезает, а вместо нее проставляются рабочие дни.
Данные о больничных листах за период можно распечатать в меню «Отчеты» - «Отчет по больничным».

Отпуска

Перед тем как внести данные об отпуске сотрудника, надо заполнить справочники: «Другие» – «Виды отпуска», «Другие» – «Типы приказов».
Отпуска можно вносить в личной карточке сотрудника или в подменю «Отпуска». Найти сотрудников, которым предоставлялся отпуск удобнее в меню «Данные» подменю «Отпуска».
Режим «Отпуска» состоит из 2 разделов:
- «График отпусков», в котором вносится запланированные отпуска. При наступлении срока запланированного отпуска, программа предупреждает об отпуске по графику (как настроить см. Блокнот). Запланированные отпуска можно перенести в фактические. Этот режим используется по желанию.
- «Предоставленные отпуска» - это все фактически предоставленные отпуска за определенный период. Работает аналогично режиму «Больничные». При внесении фактического отпуска автоматически редактируется табель сотрудника.

Личная карточка сотрудника

В личной карточке сотрудника можно внести график отпуска и фактический отпуск: меню «Данные» - подменю «Личные карточки» программы кадровый учет - личная карточка сотрудника – Кл.F2 «Дополнительные данные» - Отпуска.

График отпусков
Используя основные клавиши, вносите график отпуска.

Чтобы перенести отпуска из графика отпусков в предоставленные, нажимаете на копку
(Перебросить в фактический отпуск). Откроется окно «Информация о приказе», заполняете его и нажимаете на кнопку (Применить). Тогда запланированный отпуск попадет в «Предоставленные отпуска».

Предоставленные отпуска

Если вы не ведете графики отпусков, то отпуск можно вносить сразу в «Предоставленные отпуска».

Нажав на кнопку (Записка о предоставлении), можно вывести на экран, а потом распечатать записку о предоставлении отпуска.
Подменю «Отпуска»
В подменю «Отпуска» можно легко просмотреть графики отпусков и фактические отпуска, отредактировать и внести новые. В подменю имеется фильтр для удобства поиска по отделу и виду отпуска. Подменю состоит из разделов: Предоставленные отпуска, График отпусков.
График отпусков
Раздел «График отпусков» программы кадровый учет состоит из двух частей: 1 Просмотр, 2Заполнение.

В подменю «Отпуска» можно создать график отпусков сразу по нескольким сотрудникам, если они идут в отпуск в один и тот же период. Чтобы внести новый график, выбираем режим «Графики отпусков» - «Заполнение». Откроется окно для заполнения планируемого отпуска по сотрудникам.

В верхней части окна заполняете шапку: вид отпуска, период. В нижней части выбираете сотрудников, которые идут в отпуск по этому графику. В левой половине перечисляются все сотрудники организации, а в правой - выбранные сотрудники. Для удобства поиска сотрудника внизу предусмотрено два поля: «Отдел» и «Поиск».
В поле «Отдел» можно выбрать отдел, тогда в списке сотрудников будут только сотрудника указанного отдела. Нажав на кнопку(Очистить фильтр) отменяется выборка по отделу. В поле «Поиск» можно набрать фамилию сотрудника, чтобы найти по фамилии.
С помощью кнопки (Выбрать) переносим сотрудников в правую часть окна.
После заполнения надо нажать на кнопку слева внизу (Применить). Появится сообщение, что график отпусков по сотрудникам добавлен.

В режиме «Просмотр» можно просмотреть сформированные графики, редактировать график по каждому сотруднику отдельно и удалить. Также можно перенести график в раздел «Предоставленные отпуска». При входе в режим выходит окно, в котором надо указать период, за который надо открыть графики. Если ничего не указывать, то откроется весь список отпусков. Вверху окна есть фильтр для поиска сотрудников по отделу, и по виду отпуска.
Чтобы передать отпуск из графиков в фактические отпуска, справа внизу надо нажать на кнопку (Перебросить в фактические отпуска). Откроется окно для заполнения данных о приказе.

Заполнив, нажимаете на кнопку (Перебросить). График отпуска перенесется в предоставленные отпуска.
Предоставленные отпуска
В разделе 2предоставленные отпуска» можно вносить отпуск по одному сотруднику, редактировать или удалить. Также можно сформировать записку о предоставлении отпуска.
Вверху, также как и в «Графиках» установлен фильтр по отделу и виду отпуска. Чтобы распечатать записку о предоставлении отпуска по сотруднику, надо открыть отпуск по сотруднику (нажать Enter) и, справа вверху, нажать на кнопку (Записка о предоставлении).
В меню «Отчеты» можно распечатать книгу регистрации отпусков за указанный период времени, по виду отпуска.

Командировки

Перед тем как внести данные об отпуске сотрудника, надо заполнить справочники: «Другие» – «Типы командировок», «Другие» – «Типы приказов».
Командировки можно вносить в личной карточке сотрудника или в подменю «Командировки».
Подменю «Командировки» состоит из 2 разделов:

«Список» - в данном режиме программы кадровый учет программа собирает все командировки за указанный Вами период. В этом режиме так же существует возможность сортировки и фильтра.
Если необходимо просмотреть командировки по одному сотруднику необходимо войти Данные – Личные карточки – F2(доп. Данные) – Командировки

«Отправить группу в командировку»- этот режим Вы можете использовать, если Вам необходимо отравить группу сотрудников в командировку. Для этого Вы должны заполнить карточку командировки:

1). Выбрать «Тип Командировки» из справочника.
2).Указать Даты начала и окончания командировки.
3). Срок ( дней) программа посчитает автоматически.
4). Заполнить поля «Место назначения» и «Цель командировки».
5). «Номер приказа», «Дата» и «Тип приказа» .
6). Из списка сотрудников выбрать сотрудников, которых отправляют в командировку.

Заполнив, нажимаете на кнопку (Применить). Данные о командировке попадут в список командировок и в личную карточку каждого из указанных сотрудников. Если ведется учет табелей, то в табеле будет стоять буква «К».

В меню «Отчеты» можно распечатать книгу регистрации командировок за указанный период времени.