Нужно ли вести кадровый учет и почему это так важно?

Информация Comments (0)

Ведение кадрового учёта является обязательным требованием к административно - хозяйственной
деятельности предприятия , не зависимо от его размера, сферы деятельности и организационно-
правовой формы. Кадровую документацию в обязательном порядке должны вести как работодатели
- юридические лица, так и работодатели - индивидуальные предприниматели, независимо от того
работает ли там 1 или более сотрудников.

Кадровый учёт - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая
документация собирает и закрепляет информацию о наличии и движении персонала: прием на
работу, перевод на другую работу, предоставление отпуска, увольнение. Ведение кадрового учёта
позволяет решить определённые задачи:

Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного
работодателя.

Упорядочить взаимоотношения работника и работодателя. Наличие кадровых документов
позволяет добиться "баланса интересов" работодателя и сотрудников путем четкого
урегулирования: чем конкретно должен заниматься каждый сотрудник(например, в должностных
инструкциях) и каковы функции работодателя.

Создать организационно-правовой фундамент трудовых отношений, как для сотрудников, так и
для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя,
а с другой - направляют его для того, чтобы не допустить игнорирования требований трудового
законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим
сторонам трудового договора.

Разрешить трудовые споры. Достаточно часто от качества оформления кадровых документов
зависит успех позиции, принимаемой работодателем при появлении конфликтных ситуаций,
особенно, когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в
судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Важность ведения и правильного оформления кадровой документации доказывает то, что любой
кадровый документ имеет юридическую и даже коммерческую ценность.Каждый кадровый
документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основой совокупности
соотносимых друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. С помощью некоторых
кадровых документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, работодатель
может доказать свою позицию в суде.

От документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных
и иных гарантий, предоставленных украинским законодательством сотрудникам организаций. Так,
например, трудовые книжки являются главным документом для расчета трудового и страхового
стажа работника. Поэтому правильность их заполнения является очень ответственной задачей
со стороны работодателя. При этом правильно должны быть оформлены и другие кадровые
документы. Так как в случае утраты трудовой книжки другие кадровые документы (приказ о
приеме и увольнении, трудовой договор, личная карточка, книга учета движения трудовых книжек,
расчетные и платежные ведомости и др.) могут помочь сотруднику подтвердить трудовой стаж
документально.

Кадровая документация является основой для начисления заработной платы, премий, пособий
и прочих выплат, которые влияют на затраты организации и уменьшают налогооблагаемый доход.
Кроме всего прочего, кадровая документация делает трудовой процесс «прозрачным». Вся
система кадровой документации устанавливает определенные "правила игры", при соблюдении
которых сотрудники не переживают за стабильность, а администрация значительно увеличивает
управляемость персонала. Нужно признать, что максимально точная регламентация круга прав и
обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений. У сотрудников появляются
новые нематериальные стимулы: уверенность в защите их прав на работу и отдых, чувство
стабильности компании, спокойствие за свой непрерывный профессиональный стаж, позитивное
отношение к компании и руководству в случае получения благодарностей с занесением в трудовую
книжку.

К сожалению,на сегоднешний день не все работодатели уделяют должное внимание и значимость
ведения кадрового учета. Качество ведения кадрового учёта уменьшается, потому что, как правило,
обязанности по ведению кадрового учета возложены на бухгалтера, а у него достаточно большой
объем своей работы. Не секрет, что на предприятиях малого бизнеса правила ведения кадрового
учёта зачастую совсем игнорируются, что влечет за собой нарушения трудового законодательства.

Часто об учете кадров и кадровой документации работодатели вспоминают только тогда, когда
с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с
иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных
финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли
помогут избежать привлечения работодателя, соответствующих должностных лиц или организации к
ответственности.

Таким образом, во избежание штрафов для работодателя и негативных последствий для работника,
вести кадровый учёт не только необходимо, но и важно делать это правильно в соответствии с
действующим трудовым законодательством.

Особенно важно делать это в период кризиса, который сопровождается сокращением
численности персонала. А данная процедура требует точности кадровой документации и правовой
обоснованности кадровых решений.

Читайте также:

Порядок вычисления средней заработной платы 

Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу  

О расчете нормы продолжительности рабочего времени на 2011 год

Кадровое делопроизводство в Украине 

Кадровый учет и сопутствующие документы 

Кадровая политика 

Нужно ли вести кадровый учет и почему это так важно? 

Кадровый учет как основа основ в бизнесе

История развития кадровых служб и кадрового учёта 

От управления персоналом к управлению человеческими ресурсами 

КАДРЫ – ОСНОВА ВСЕГО 

Отделы кадров Америки и Западной Европы 

Руководители компаний все чаще покупают софт, позволяющий следить за действиями сотрудников. Кто на этом зарабатывает? 

HR-статистика. За что работодатели увольняют сотрудников? 

Тотальный контроль или стоит ли следить за подчиненными 

Нет комментариев